[GIẢI ĐÁP] Công ty sử dụng tài khoản cá nhân có được không?

Nhiều doanh nghiệp lo ngại về nguy cơ pháp lý khi sử dụng tài khoản cá nhân cho mục đích kinh doanh như thanh toán hóa đơn, thanh toán lương... Vậy công ty sử dụng tài khoản cá nhân có được không? Bài viết sau sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp vấn đề trên.

1. Công ty có thể sử dụng tài khoản cá nhân không?

Theo quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN: “Tổ chức được thành lập, hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm: Tổ chức là pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh và các tổ chức khác được mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định của pháp luật”.

Dựa vào quy định hiện hành, các tổ chức, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân thay cho tài khoản doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc dùng tài khoản cá nhân cho mục đích doanh nghiệp có thể gây ra nhiều vấn đề pháp lý nếu các bên không hiểu rõ về quyền lợi và trách nhiệm.

Công ty có thể sử dụng tài khoản cá nhân cho các giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Nhược điểm khi công ty sử dụng tài khoản cá nhân

Tuy việc sử dụng tài khoản cá nhân cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp không trái pháp luật nhưng có thể gây ra một số vấn đề sau:

• Rủi ro pháp lý: Sử dụng tài khoản cá nhân trong hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến sai sót trong việc kê khai thuế và khó chứng minh chi phí hợp lệ của doanh nghiệp
• Các giao dịch kinh doanh dễ bị lẫn lộn với các giao dịch cá nhân: Khi sử dụng chung một tài khoản cho cả hoạt động cá nhân và kinh doanh, chủ doanh nghiệp khó tách biệt rõ ràng thu chi của các loại tài sản. Điều này có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi đánh giá hiệu quả hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ thuế chính xác
• Làm giảm tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh: Nếu không phân biệt rõ ràng giữa tài sản cá nhân và tài sản của công ty, doanh nghiệp rất khó để chứng minh tình hình kinh doanh chính xác với các nhà đầu tư, đối tác và cổ đông…
• Khó kiểm soát dòng tiền, dễ xảy ra tình trạng thất thoát, chiếm dụng vốn doanh nghiệp: Khi sử dụng tài khoản cá nhân, bộ phận thanh toán có thể dễ dàng sử dụng tiền của doanh nghiệp vào mục đích cá nhân mà không thông qua quy trình kiểm soát
• Dễ phát sinh tranh chấp nội bộ: Khi sử dụng chung tài khoản cá nhân, các cổ đông và ban lãnh đạo không thể phân biệt được rõ ràng các khoản thu chi liên quan đến ai, dẫn đến tranh chấp về việc chia lợi nhuận, chi trả lương, thưởng phạt…
• Làm giảm tính chuyên nghiệp và mức độ tin cậy của công ty: Khi sử dụng tài khoản cá nhân, các giao dịch tài chính sẽ mang tên cá nhân thay vì tên doanh nghiệp. Điều này gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác về danh tính pháp lý của công ty khi họ thực hiện thanh toán hóa đơn
• Khó khăn trong việc vay vốn ngân hàng: Khi sử dụng tài khoản cá nhân, doanh nghiệp không có hồ sơ pháp lý chứng minh năng lực tài chính như báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ sách kế toán,... Hồ sơ này là căn cứ quan trọng giúp ngân hàng đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, từ đó quyết định có cho vay hay không và mức lãi suất cho vay như thế nào. Nếu không đáp ứng đủ hồ sơ, ngân hàng có quyền từ chối cho vay

Sử dụng tài khoản cá nhân cho doanh nghiệp có thể gây lẫn lộn các khoản thu chi của tài sản cá nhân và tài sản tổ chức.

3. Lưu ý khi công ty sử dụng tài khoản cá nhân

Khi sử dụng tài khoản cá nhân để xử lý các giao dịch kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Cần xác định rõ mục đích sử dụng: Doanh nghiệp cần phân biệt và ghi rõ mục đích thanh toán để đảm bảo minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể lập quy chế, nội quy về quản lý tài chính, trong đó nêu rõ mục đích, phạm vi, đối tượng được sử dụng tài khoản cá nhân và trách nhiệm của từng bộ phận
• Theo dõi và quản lý chặt chẽ giao dịch: Khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp nên ghi rõ nội dung giao dịch để tránh nhầm lẫn giữa hoạt động cá nhân và giao dịch thương mại. Doanh nghiệp có thể lập sổ theo dõi riêng, định kỳ đối chiếu với sao kê ngân hàng, lưu trữ chứng từ giao dịch và báo cáo cho kế toán trưởng và lãnh đạo công ty
• Bảo mật thông tin tài khoản: Thông tin tài khoản cá nhân thường chứa các dữ liệu nhạy cảm như số tài khoản, mật khẩu và lịch sử giao dịch tài chính. Doanh nghiệp nên hạn chế chia sẻ thông tin tài khoản, sử dụng các biện pháp bảo mật như mật khẩu phức tạp, xác thực 2 lớp và thường xuyên thay đổi mật khẩu định kỳ 3 - 6 tháng/lần

Chủ doanh nghiệp cần kiểm soát thông tin về các giao dịch để đảm bảo sự minh bạch khi làm báo cáo tài chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý các quy định của cơ quan quản lý Thuế để đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định pháp luật, cụ thể:

• Tuân thủ các quy định về Thuế: Dựa trên Luật Quản lý Thuế số 3/2019/QH14, khi doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân cho mục đích kinh doanh cần tuân thủ các chính sách liên quan đến việc khấu trừ thuế, báo cáo và đóng thuế đầy đủ. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và chấp hành các quy định pháp luật về Thuế
• Cần có chứng từ thanh toán không tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT): Dựa theo các điều chỉnh từ Thông tư 173/2016 và Thông tư 219/2013/TT-BTC cùng Nghị định 209/2013/NĐ-CP, để được trừ thuế GTGT đầu vào, bên mua cần có hóa đơn thanh toán không tiền mặt cho các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên. Để được khấu trừ thuế GTGT, các hóa đơn trên 20 triệu đồng cần phải thanh toán qua tài khoản công ty. Trường hợp nếu dùng tài khoản cá nhân để thanh toán, doanh nghiệp sẽ không được ghi nhận là chứng từ không dùng tiền mặt và sẽ không được khấu trừ
• Cần thanh toán giao dịch từ 20 triệu đồng qua tài khoản doanh nghiệp để trừ thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Các khoản giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mới được xem xét là chi phí hợp pháp khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Vì vậy, nếu sử dụng tài khoản cá nhân cho các giao dịch của công ty, việc khấu trừ thuế TNDN có thể không được chấp nhận

Để đảm bảo tuân thủ quy định thuế vụ, doanh nghiệp nên sử dụng tài khoản ngân hàng công ty cho các giao dịch kinh doanh. Điều này sẽ giúp công việc kiểm toán, báo cáo tài chính và kê khai thuế dễ dàng và chính xác hơn.

4. Hướng dẫn đăng ký mở tài khoản doanh nghiệp online

Mỗi ngân hàng sẽ có những yêu cầu về điều kiện và quy trình mở tài khoản công ty riêng. Chủ doanh nghiệp có thể liên hệ đến bộ phận CSKH của ngân hàng để nhận được tư vấn chi tiết.

Dưới đây là ví dụ về quy trình đăng ký mở tài khoản doanh nghiệp online tại Techcombank:

4.1. Điều kiện

Để mở tài khoản doanh nghiệp tại Techcombank, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:

• Là tổ chức, doanh nghiệp hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Sở hữu đầy đủ hồ sơ pháp lý bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, bản điều lệ của tổ chức...
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức có giấy tờ tùy thân hợp lệ

Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện theo pháp luật mới có thể mở tài khoản công ty.

4.2. Hồ sơ

Khi mở tài khoản doanh nghiệp online tại Techcombank, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, bao gồm:

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh
• Bản sao giấy quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
• Bản sao CCCD/CMND của người đại diện và của kế toán trưởng

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ về doanh nghiệp và người đại diện trước khi tiến hành mở tài khoản công ty để tiết kiệm thời gian.

4.3. Quy trình mở tài khoản doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở tài khoản công ty qua Techcombank Business chỉ với 6 bước sau:

• Bước 1: Truy cập https://business.techcombank.com.vn/origination/vi/sign-up
• Bước 2: Chọn tài khoản số đẹp
• Bước 3: Cung cấp bộ hồ sơ mở tài khoản
• Bước 4: Điền đầy đủ dữ liệu về doanh nghiệp và người đại diện
• Bước 5: Tiến hành đăng ký dịch vụ ngân hàng số

Chỉ với vài thao tác thực hiện qua Techcombank Business, doanh nghiệp sẽ nhận được tài khoản ngân hàng chỉ sau 10 phút. Đặc biệt, khi mở tài khoản tại Techcombank, doanh nghiệp còn được nhiều ưu đãi hấp dẫn như:

• Miễn phí tài khoản số đẹp phát lộc để tạo dấu ấn riêng và thu hút tài lộc, giúp hành trình kinh doanh thêm thuận lợi
• Miễn phí chữ ký số khi mở tài khoản, giúp mở tài khoản online nhanh chóng với thao tác đơn giản và bảo mật
• Miễn phí 100% mọi giao dịch nội địa trên Ngân hàng số và phí nhận tiền về từ nước ngoài
• Miễn phí thường niên Ngân hàng điện tử trong vòng 3 năm đầu tiên, không yêu cầu khách hàng về số tiền gửi ban đầu và số dư tối thiểu trên tài khoản thanh toán
• Duyệt vay vốn hạn mức lên đến 70 tỷ, giảm 0.2%/năm lãi suất vay, áp dụng đồng thời cho khoản vay mới của doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ còn nhận được những ưu đãi như: Miễn phí 3 bộ ấn phẩm mã QR. Miễn phí thuê máy SmartPOS và phí xử lý giao dịch QR lên tới 12 tháng. Miễn phí dịch vụ sử dụng giải pháp SoftPOS và hoàn 100% phí xử lý giao dịch đến hết ngày 31/12/2024. Miễn phí phát hành thẻ ghi nợ Techcombank Visa doanh nghiệp và miễn phí thường niên năm đầu. Đặc biệt, Techcombank hoàn tiền lên tới 12 triệu đồng/năm khi thanh toán bằng Thẻ ghi nợ VISA, hoàn tiền lên đến 6 triệu đồng/năm khi nhận thanh toán qua mã QR cửa hàng cùng nhiều ưu đãi giảm giá hấp dẫn khi thanh toán thẻ với các đối tác hàng đầu như Google, Shopee...

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ nhận được thêm các ưu đãi như: Miễn phí 100% phí chuyển tiền quốc tế online trong 12 tháng đầu, miễn phí thanh toán chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và phí phát hành, sửa đổi bảo lãnh online. Ưu đãi tỷ giá mua bán ngoại tệ, chuyển tiền quốc tế siêu tốc chỉ trong 2 giờ, không yêu cầu cung cấp hồ sơ bản cứng khi giao dịch mua ngoại tệ online... giúp hành trình kinh doanh thêm thuận lợi.

>>> Đăng ký mở tài khoản doanh nghiệp tại Techcombank để sở hữu giải pháp tài chính toàn diện cho doanh nghiệp ngay hôm nay!

Mở tài khoản doanh nghiệp để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn cùng Techcombank

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về trường hợp công ty sử dụng tài khoản cá nhân. Tuy pháp luật hiện hành không yêu cầu nhưng doanh nghiệp vẫn nên mở tài khoản doanh nghiệp thay vì sử dụng tài khoản cá nhân để đảm bảo tính minh bạch và tiện lợi.

Nếu cần được hỗ trợ thêm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

• Chuyên viên Quản lý khách hàng doanh nghiệp
• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng doanh nghiệp (hotline 24/7): 1800 6556 (trong nước) hoặc +84 24 73036556 (quốc tế)
• Email: hotrodoanhnghiep@techcombank.com.vn