[MỚI NHẤT] 5 lưu ý khi chuyển tiền vào tài khoản công ty

Chuyển tiền vào tài khoản công ty là nghiệp vụ tài chính phổ biến của các doanh nghiệp. Để giao dịch được thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần nắm chắc 5 lưu ý khi chuyển tiền vào tài khoản công ty trong bài viết dưới đây!

1. Xác định mục đích chuyển tiền

Xác định rõ mục đích chuyển tiền sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán kế toán và báo cáo với cơ quan thuế khi có yêu cầu. Một số mục đích chuyển tiền phổ biến như góp vốn, thanh toán mua hàng, thanh toán dịch vụ...

Với các giao dịch thanh toán tiền hàng có giá trị trên 20 triệu đồng, doanh nghiệp cần lưu ý đến phương thức chuyển tiền để phù hợp với luật thuế. Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể:

• Trường hợp chuyển tiền mua hàng trên 20 triệu đồng từ tài khoản doanh nghiệp bên mua sang tài khoản doanh nghiệp bên bán, khoản chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp và khấu trừ thuế Giá trị gia tăng
• Trường hợp mua hàng trên 20 triệu đồng nhưng bên mua chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp, bên mua sẽ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và không được khấu trừ thuế GTGT

Xác định rõ mục đích chuyển tiền sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán giao dịch khi có nghiệp vụ phát sinh.

2. Kiểm tra các thông tin chuyển khoản

Khi thực hiện chuyển tiền vào tài khoản công ty, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin của người thụ hưởng, bao gồm:

• Tên tài khoản bên thụ hưởng (phải trùng với thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh)
• Số tài khoản bên thụ hưởng
• Chi nhánh ngân hàng thụ hưởng

Thông thường, quá trình chuyển tiền từ tài khoản công ty này sang tài khoản công ty khác thường trải qua 3 bước:

• Bước 1: Tạo lập
• Bước 2: Xác nhận
• Bước 3: Phê duyệt

Do đó, bộ phận thực hiện cần đối chiếu cẩn thận các thông tin chuyển tiền để tránh sai sót trước khi xác nhận giao dịch.

Trường hợp bên thụ hưởng là đối tác lâu năm có thay đổi thông tin chỉ dẫn thanh toán, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với đối tác qua các kênh khác xác thực (điện thoai, video call, trao đổi trực tiếp) để xác nhận tính xác thực của thông tin trước khi thực hiện giao dịch, tránh các rủi ro gian lận, lừa đảo.

Bên cạnh đó, khi chuyển tiền vào tài khoản công ty, doanh nghiệp nên ghi rõ ràng và chi tiết nội dung chuyển khoản, ví dụ như: Thanh toán hóa đơn số ABC, tạm ứng theo hợp đồng số XYZ… Điều này sẽ giúp quá trình hạch toán sau này đơn giản và thuận lợi hơn.

Bộ phận thực hiện cần rà soát cẩn thận các thông tin chuyển tiền để tránh sai sót khi giao dịch.

3. Tìm hiểu quy định của ngân hàng liên quan đến việc chuyển tiền vào tài khoản công ty

Mỗi ngân hàng sẽ quy định riêng về hạn mức chuyển tiền tối đa, phí chuyển tiền trong hệ thống và phí chuyển tiền liên ngân hàng... Nắm rõ các quy định của ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý dòng tiền, đảm bảo chuyển khoản đúng tiến độ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về thời gian cut-off (thời điểm giao dịch ngân hàng ngừng hoạt động) hoặc thời gian giao dịch tại chi nhánh/phòng giao dịch để đảm bảo giao dịch được thực hiện đúng kế hoạch. Trong trường hợp cần chuyển tiền khẩn cấp ngoài khung giờ quy định, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyển tiền 24/7 để kịp thời thanh toán.

4. Hạch toán kế toán

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về kế toán, doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ chuyển tiền cho tất cả các giao dịch. Các chứng từ này sẽ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán kế toán và lưu trữ cùng với bộ chứng từ theo đúng quy định hiện hành. Lưu giữ chứng từ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ chuyển tiền cho tất cả các giao dịch để tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.

5. Báo cáo ngân hàng nhà nước với các giao dịch chuyển tiền từ 400 triệu trở lên

Căn cứ theo quyết định 11/2023/QĐ-TTg, kể từ ngày 1/12/2023, những giao dịch chuyển tiền có giá trị từ 400 triệu đồng trở lên sẽ phải báo cáo lên Ngân hàng Nhà nước. Thời gian báo cáo được ấn định cụ thể: Chỉ 1 ngày làm việc đối với dữ liệu điện tử và 2 ngày làm việc đối với văn bản giấy, tính từ thời điểm phát sinh giao dịch.

Lưu ý: Quy định trên chỉ áp dụng với một số doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh được đề cập trong khoản 1 và khoản 2 Điều 4 Luật Phòng, chống rửa tiền. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để biết công ty mình có nằm trong danh sách được đề cập hay không.

6. Chuyển tiền vào tài khoản công ty theo kênh giao dịch chính thức của ngân hàng

Chuyển tiền qua kênh giao dịch chính thức của ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp lưu lại các giao dịch rõ ràng giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính của công ty. Các giao dịch này sẽ được ghi nhận chính xác vào sổ sách kế toán, tuân thủ quy định pháp luật về hạch toán kế toán doanh nghiệp. Có hai kênh chính thông của ngân hàng mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thực hiện giao dịch: Chuyền tiền qua CDM và chuyển tiền qua ngân hàng số, cụ thể:

Chuyển tiền qua CDM

Máy CDM (Cash Deposit Machine) là loại máy giao dịch tự động cho phép khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản 24/7 mà không cần tới quầy giao dịch của ngân hàng. CDM có hình dạng tương tự như máy ATM nhưng có thêm khe để nộp tiền mặt.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình chuyển tiền vào tài khoản công ty bằng máy CDM của Techcombank:

• Bước 1: Đưa thẻ ngân hàng và khe cắm thẻ của máy CDM
• Bước 2: Chọn “Nộp tiền” trên màn hình
• Bước 3: Chọn “Nộp tiền vào tài khoản”
• Bước 4: Nhập mã PIN của thẻ để xác thực
• Bước 5: Đặt tiền mặt vào khay đựng tiền của máy CDM (lưu ý sắp xếp tiền phẳng, gọn gàng và cùng chiều)
• Bước 6: Nhập số tiền cần nạp và chọn “Xác nhận”. Nếu cần nộp thêm, chọn “Nộp thêm”.
• Bước 7: Nhập số tài khoản công ty cần chuyển vào, sau đó chọn “Xác nhận”. Nếu cần chỉnh sửa số tài khoản, chọn “Chỉnh sửa”
• Bước 8: Kiểm tra lại thông tin giao dịch và chọn “Đồng ý” để hoàn tất
• Bước 9: Nhận lại thẻ và biên lai giao dịch

Doanh nghiệp có thể nộp tiền mặt vào tài khoản công ty với cây CDM Techcombank.

Chuyển tiền qua ngân hàng số/Mobile Banking

Doanh nghiệp có thể chuyển tiền online qua ứng dụng ngân hàng số dành cho doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ thao tác chuyển tiền trên Techcombank Business:

• Bước 1: Đăng nhập Techcombank Business, chọn mục Chuyển tiền
• Bước 2: Nhập thông người thụ hưởng, số tiền và nội dung chuyển khoản, sau đó ấn Tiếp tục
• Bước 3: Kiểm tra thông tin giao dịch, sau đó ấn Xác nhận để hoàn thành

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển tiền vào tài khoản công ty online với tính năng Chuyển tiền trên Techcombank Business.

Quý khách nên kiểm tra lại thông tin chuyển khoản trước khi ấn Xác nhận.

Hiện nay,Techcombank đang áp dụng nhiều ưu đãi khi mở tài khoản doanh nghiệp như:

• Miễn phí 100% giao dịch nội địa trên Ngân hàng số và phí nhận tiền về từ nước ngoài
• Miễn phí 100% phí chuyển tiền quốc tế online trong 12 tháng đầu
• Tặng miễn phí tài khoản số đẹp phát lộc, miễn phí thường niên ngân hàng điện tử trong 3 năm đầu tiên
• Miễn phí phát hành thẻ ghi nợ Techcombank Visa doanh nghiệp và miễn phí thường niên năm đầu
• Hoàn tiền lên đến 12 triệu đồng/năm khi thanh toán bằng Thẻ ghi nợ VISA
• Hoàn tiền lên đến 6 triệu đồng/năm khi nhận thanh toán qua mã QR cửa hàng cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn khác.

>>> Mở tài khoản doanh nghiệp tại Techcombank để sở hữu giải pháp tài chính toàn diện dành cho doanh nghiệp ngay hôm nay!

Nắm rõ các lưu ý khi chuyển tiền vào tài khoản công ty giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật. Nếu cần được hỗ trợ thêm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

• Chuyên viên Quản lý khách hàng doanh nghiệp
• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng doanh nghiệp (hotline 24/7): 1800 6556 (trong nước) hoặc +84 24 73036556 (quốc tế)

Email: hotrodoanhnghiep@techcombank.com.vn