Hướng dẫn thực hiện các giao dịch cơ bản qua tài khoản công ty

Nếu doanh nghiệp mới mở tài khoản ngân hàng và chưa nắm rõ về cách thực hiện các giao dịch cơ bản, hãy theo dõi bài viết sau. Techcombank sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức thực hiện và những lưu ý quan trọng khi sử dụng tài khoản công ty.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tài khoản doanh nghiệp

1. Các giao dịch thường gặp khi sử dụng tài khoản công ty

Khi sử dụng tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều giao dịch hàng ngày. Cụ thể:

1.1. Thanh toán và chuyển tiền

Với giao dịch thanh toán và chuyển tiền, doanh nghiệp có thể cần thực hiện các giao dịch như:

• Trả lương qua tài khoản
• Thanh toán các hóa đơn: Thanh toán tiền điện, hoá đơn nước, hoá đơn dịch vụ từ nhà cung cấp, thanh toán tiền bảo hiểm…
• Nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Đóng thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng…
• Trả tiền thuê văn phòng, thuê kho bãi…

1.2. Ghi nhận tiền về

Khi sử dụng tài khoản công ty, việc ghi nhận tiền về thường liên quan đến:

• Ghi nhận các khoản thanh toán từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ từ khách hàng
• Tiền đặt cọc, ký quỹ từ khách hàng khi ký kết hợp đồng
• Tiền góp vốn từ các cổ đông, nhà đầu tư
• Tiền vay từ ngân hàng, tổ chức tài chính để bổ sung vốn lưu động hoặc đầu tư dự án

…

1.3. Rút tiền

Việc rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt của công ty là một hoạt động thường xuyên xảy ra trong quá trình kinh doanh. Mục đích chính của việc làm này là để đáp ứng một số nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty như:

• Thanh toán tiền mặt cho các khoản chi phí nhỏ lẻ như: Chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại, chi phí tiếp khách,...
• Rút tiền để thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp với những nhà cung cấp yêu cầu thanh toán tiền mặt
• Rút tiền để chi trả lương, thưởng bằng tiền mặt cho nhân viên
• Rút tiền để hoàn vốn cho các cổ đông, nhà đầu tư khi doanh nghiệp có lãi
• Rút tiền để tạm ứng cho nhân viên đi công tác

…

1.4. Nộp tiền

Doanh nghiệp nộp tiền mặt vào tài khoản công ty khi:

• Cần có tiền trong tài khoản để thực hiện các giao dịch chuyển tiền online
• Cần rõ ràng và minh bạch cho hồ sơ giao dịch: Theo quy định pháp luật, các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản công ty để nhận chuyển tiền và rút tiền

2. Hướng dẫn thực hiện các giao dịch cơ bản qua tài khoản công ty

2.1. Chuyển tiền từ tài khoản công ty

Doanh nghiệp thường thực hiện giao dịch cho 3 mục đích chuyển tiền chính: Thanh toán trong và ngoài nước, chuyển tiền thuế và chi trả lương cho nhân viên. Mỗi loại giao dịch có quy trình thực hiện riêng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng loại giao dịch qua Techcombank Business.

2.1.1. Chuyển tiền trong và ngoài nước

Cách chuyển tiền trên website và ứng dụng di động có sự khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện trên từng thiết bị.

Xem chi tiết tại video: Hướng dẫn chuyển khoản trên Techcombank Business

Hướng dẫn chuyển tiền trong và ngoài nước trên website:

Bước 1: Nhấn Chuyển tiền và chọn Giao dịch mới.

Bước 2: Chọn Tài khoản trích nợ và chọn người thụ hưởng. Doanh nghiệp có thể chọn chuyển tới tài khoản thanh toán khác cùng chủ tài khoản, tới người thụ hưởng đã lưu hoặc chọn Giao dịch mới để chuyển tiền tới người thụ hưởng mới.

Bước 3: Chọn ngân hàng và nhập số tài khoản người thụ hưởng.

Bước 4: Nhập số tiền cần chuyển khoản.

Bước 5: Nhập tên người thụ hưởng nếu chọn Lưu người thụ hưởng.

Bước 6: Nhập nội dung chuyển tiền và nhấn tiếp tục.

Bước 7: Kiểm tra thông tin giao dịch và nhấn Xác nhận để hoàn thành.

Bước 8: Để truy vấn giao dịch, nhập thông tin (ngày tạo, tài khoản loại tiền, số tiền) vào ô tìm kiếm, hoặc chọn Lọc để lọc các giao dịch dựa trên trạng thái/số tiền/ngày giao dịch.

Hướng dẫn chuyển tiền trong và ngoài nước trên thiết bị di động:

Bước 1: Chọn chuyển khoản.

Bước 2: Chọn tài khoản trích nợ và người thụ hưởng.

Bước 3: Chọn Tài khoản hiện có nếu muốn chuyển tới tài khoản thanh toán khác cùng chủ tài khoản, hoặc chọn Danh sách thụ hưởng nếu muốn chuyển tới người thụ hưởng khác.

Bước 4: Chọn ngân hàng (trong trường hợp người thụ hưởng mới)

Bước 5: Nhập số tài khoản người thụ thưởng

Bước 6: Nhập tên tài khoản người thụ hưởng

Bước 7: Nhập số tiền chuyển khoản và nội dung chuyển khoản. Sau đó nhấn Tiếp tục

Bước 8: Kiểm tra thông tin giao dịch. Sau đó, nhấn Thực hiện để hoàn thành.

2.1.2. Chuyển tiền thuế

Để chuyển tiền thuế qua Techcombank Business, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Techcombank Business và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp
• Bước 2: Từ giao diện chính, chọn mục "Hóa đơn thuế và phí", sau đó chọn “Thanh toán mới” và "Nộp ngân sách nhà nước"
• Bước 3: Chọn loại hình thuế cần nộp: thuế hải quan hoặc thuế nội địa, sau đó điền các thông tin mà hệ thống yêu cầu
• Bước 4: Kiểm tra lại thông tin người nộp thuế, địa chỉ người nộp thuế và chọn “Lưu mã khách hàng” để lưu thông tin cho lần nộp tiền sau
• Bước 5: Kiểm tra lại và xác nhận toàn bộ thông tin

2.1.3. Chuyển tiền cho nhân viên

Để chuyển tiền lương nhân viên đồng loạt qua Techcombank Business, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn sau: Hướng dẫn chuyển tiền lệnh lô/ lương (Dành cho Doanh nghiệp)

Lưu ý: Tất cả các giao dịch trên đều có thể thực hiện tại chi nhánh/phòng giao dịch. Ngân hàng sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ cần thiết như giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc được ủy quyền, bảng kê chi tiết thông tin chuyển tiền,... và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty.

2.2. Rút tiền mặt từ tài khoản công ty

Doanh nghiệp có thể rút tiền mặt từ tài khoản công ty bằng hai cách:

• Sử dụng séc
• Sử dụng giấy rút tiền

Để biết chi tiết về các bước thực hiện, quý doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Rút tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp

Lưu ý: Khi rút tiền mặt, doanh nghiệp cần sử dụng séc có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty.

2.3. Nộp tiền vào tài khoản công ty

Doanh nghiệp có thể nộp tiền vào tài khoản ngân hàng công ty bằng hai cách:

• Nộp tiền mặt tại chi nhánh/phòng giao dịch
• Nộp tiền qua máy CDM

Để biết chi tiết về các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Nộp tiền mặt vào tài khoản công ty

Lưu ý: Khi nộp tiền, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ hợp lệ. Đối với số tiền lớn, doanh nghiệp nên báo trước với ngân hàng để đảm bảo giao dịch diễn ra thuận lợi.

3. Lưu ý quan trọng khi sử dụng tài khoản công ty

Khi sử dụng tài khoản công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện đúng mục đích kinh doanh, cụ thể:

• Chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty, đảm bảo mọi giao dịch tài chính đều được thực hiện bởi những cá nhân có thẩm quyền
• Chỉ được sử dụng tài khoản công ty cho mục đích kinh doanh, không được dùng cho mục đích cá nhân để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch và thuận tiện hơn trong việc kê khai thuế
• Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật như thay đổi mật khẩu thường xuyên và không chia sẻ thông tin đăng nhập với người không có thẩm quyền
• Mọi giao dịch ra vào tài khoản công ty đều phải có chứng từ và giải trình rõ ràng. Các giao dịch như mua hàng cần xuất hóa đơn, tiền cho vay cần có hợp đồng và các giấy tờ liên quan. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính mà còn đảm bảo tính minh bạch cho mọi giao dịch
• Kiểm soát các giao dịch định kỳ qua sao kê để kịp thời phát hiện các giao dịch bất thường và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính
• Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản để đảm bảo tính hợp pháp và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Nếu doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 20 triệu bằng tiền mặt, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế
• Nên sử dụng Ngân hàng số/ngân hàng điện tử để quản lý tài khoản tiện lợi và hiệu quả hơn vì ngân hàng số cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài chính dễ dàng

Doanh nghiệp nên sử dụng ngân hàng số/ngân hàng điện tử để quản lý tài khoản tiện lợi và hiệu quả hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng các giao dịch cơ bản qua tài khoản công ty. Khách hàng lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Nếu còn thắc mắc trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể liên hệ với tổng đài hỗ trợ doanh nghiệp của Techcombank để được hướng dẫn chi tiết hơn.

Thông tin liên hệ:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn