Chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là bước đi quan trọng giúp mở rộng quy mô, nâng cao năng lực quản trị và tiếp cận hiệu quả hơn các nguồn vốn, chính sách hỗ trợ. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi chủ hộ phải chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, kế toán, thuế và nhân sự để hoạt động ổn định sau khi chuyển đổi. Nắm rõ những lưu ý quan trọng dưới đây sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp mới.
| Bạn đọc lưu ý: Nội dung đề cập trong bài viết được tổng hợp dựa trên thông tin chung của thị trường, không đại diện cho duy nhất các sản phẩm và dịch vụ của Techcombank. |
1. Thuế phí cố định khi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
1.1. Phí bắt buộc
- Lệ phí kinh doanh: Đây là khoản phí nộp cho cơ quan Nhà nước khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Mức phí tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy định của từng địa phương.
- Đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sau khi đăng ký thành lập, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia, đảm bảo minh bạch với cơ quan quản lý và khách hàng. Lệ phí: 100,000 VND.
- Môn bài: Trước đây là một loại phí cố định doanh nghiệp phải nộp hàng năm, nhưng theo Nghị quyết số 198/2025/QH15 mới, từ 1/1/2026, loại phí này sẽ được bãi bỏ, giảm gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.2. Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp…
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Doanh nghiệp nộp theo phương pháp khấu trừ (phổ biến) hoặc phương pháp trực tiếp. Công thức tính phổ biến với phương pháp khấu trừ là: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Việc áp dụng đúng phương pháp và kê khai chính xác giúp doanh nghiệp tránh bị phạt và tối ưu chi phí thuế.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính dựa trên lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp theo công thức: Thuế TNDN = Thu nhập tính thuế x Thuế suất áp dụng. Thuế suất TNDN hiện tại phổ biến là 20%, tuy nhiên các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp có thể được hưởng ưu đãi giảm thuế trong những năm đầu hoạt động. Cụ thể, theo Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2025) một số trường hợp đặc biệt có mức ưu đãi hoặc quy định riêng:
- 15%: Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ VND.
- 17%: Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ VND.
- 25% - 50%: Các hoạt động đặc thù như khai thác dầu khí, khai thác tài nguyên quý hiếm (bạch kim, vàng, bạc, đất hiếm…).
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay cho người lao động. Việc tính toán chính xác TNCN đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động.
- Thuế khác: Tùy ngành nghề, doanh nghiệp có thể chịu thêm các loại thuế khác như:
- Thuế tài nguyên (nếu khai thác khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên).
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (với rượu bia, thuốc lá, ô tô…).
- Thuế bảo vệ môi trường (với sản phẩm gây tác động tiêu cực tới môi trường như xăng dầu, túi ni-lông)
Ngoài ra doanh nghiệp cần dự trù thêm các khoản chi phí khác như: phí dịch vụ ngân hàng, chi phí khắc dấu tròn, phần mềm kế toán, công cụ quản lý tài chính khác
Từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp sẽ có những thay đổi rõ rệt về nghĩa vụ thuế.
2. Quản lý tài chính khi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, quy mô hoạt động và nghĩa vụ quản lý tài chính đều tăng lên. Quản lý tài chính ở giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, minh bạch và tuân thủ pháp luật.
2.1. Kế toán và ghi chép tài chính
Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống kế toán phù hợp để quản lý chi phí, doanh thu, công nợ và nghĩa vụ thuế. Báo cáo tài chính định kỳ cung cấp thông tin tổng quan về tình hình kinh doanh, phục vụ việc ra quyết định và đối chiếu với cơ quan thuế. Việc tách bạch tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân giúp đảm bảo minh bạch dòng tiền và giảm rủi ro trong quản lý tài chính.
2.2. Quản lý dòng tiền
Dòng tiền được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo khả năng chi trả các khoản chi bắt buộc, như lương nhân viên, thuế và chi phí vận hành. Doanh nghiệp cũng cần dự phòng cho các khoản chi phát sinh và lên kế hoạch dòng tiền dài hạn để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động hoặc đầu tư bổ sung. Phân chia dòng tiền theo bộ phận hoặc dự án giúp giám sát chi phí và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
2.3. Ngân sách và dự toán
Ngân sách và dự toán tài chính đóng vai trò trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động và điều chỉnh chi phí kịp thời. Doanh nghiệp xây dựng ngân sách theo tháng hoặc quý, so sánh với thực tế để xác định biến động chi phí và điều chỉnh kế hoạch. Việc dự toán theo từng bộ phận hoặc dự án cũng giúp theo dõi hiệu quả vận hành và phân bổ nguồn lực hợp lý. Các chỉ số tài chính cơ bản như tỷ lệ chi phí/doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và tỷ lệ nợ trên vốn cung cấp bức tranh tổng thể về sức khỏe tài chính.
2.4. Kiểm soát nội bộ và quy trình thanh toán
Quy trình kiểm soát nội bộ bao gồm phân quyền phê duyệt chi tiêu, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu số dư ngân hàng và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Kiểm soát định kỳ giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát và đảm bảo hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc dự án có thể áp dụng phần mềm quản lý tài chính tập trung để đồng bộ thông tin và tối ưu hóa quy trình.
Minh bạch về chi phí ngay từ đầu giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, quản lý dòng tiền thông suốt và tránh rủi ro pháp lý.
3. Tác động nhân sự khi chuyển đổi lên doanh nghiệp
Khi chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, cấu trúc nhân sự và nghĩa vụ lao động thay đổi đáng kể.
3.1. Bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp
Doanh nghiệp có nghĩa vụ tham gia và đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, bao gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Mức đóng được tính theo tỷ lệ phần trăm của tiền lương, trong đó doanh nghiệp và người lao động cùng chia sẻ trách nhiệm đóng góp. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi lâu dài cho nhân viên mà còn thể hiện tính tuân thủ và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.
3.2. Hợp đồng lao động và quan hệ việc làm
Tất cả nhân viên làm việc tại doanh nghiệp đều phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản, nêu rõ chức danh, quyền lợi, nghĩa vụ, thời gian thử việc, mức lương, chế độ thưởng và các điều khoản chấm dứt hợp đồng. Quy trình ký kết hợp đồng rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo sự minh bạch trong quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động.
3.3. Chính sách nhân sự và phúc lợi
Doanh nghiệp cần ban hành hệ thống chính sách nhân sự thống nhất, bao gồm quy định về thời gian làm việc, nghỉ phép, phụ cấp, thưởng và cơ chế đánh giá hiệu quả công việc. Chính sách minh bạch giúp thu hút và giữ chân nhân sự có năng lực, đồng thời góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, ổn định.
3.4. Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự phải được quản lý tập trung và lưu trữ đầy đủ theo quy định, bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ đóng bảo hiểm, quyết định tăng lương và các chứng từ liên quan. Việc lưu trữ có hệ thống giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan quản lý, đồng thời hỗ trợ việc tổng hợp báo cáo, đánh giá và hoạch định nguồn nhân lực trong tương lai.
|
Techcombank đồng hành cùng Hộ kinh doanh chuyển đổi lên Doanh nghiệp
Tạo đà bứt phá, mạnh mẽ vươn mình trong kỷ nguyên phát triển kinh tế tư nhân, Techcombank triển khai giải pháp toàn diện với mục tiêu đồng hành cùng các hộ kinh doanh tự tin gia nhập sân chơi doanh nghiệp:
- Miễn phí giao dịch trên ngân hàng số Techcombank Business: Miễn phí chuyển tiền nội địa trọn đời, phí chuyển tiền quốc tế online năm đầu, chi lương, thanh toán hoá đơn,... Dễ dàng giao dịch và quản lý tài chính doanh nghiệp nhanh chóng trên mọi nền tảng.
- Giải pháp vay vốn cấp sẵn dành riêng cho Doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh: Hạn mức vay đến 30 tỷ đồng, lãi suất cạnh tranh cùng đặc quyền vay không tài sản đảm bảo sau khi đủ thời gian giao dịch tại Techcombank
- Công cụ quản lý doanh thu:
- Hoàn đến 3.5 triệu đồng khi nhận thanh toán qua POS, QR
- Nhận loa 0 đồng, sử dụng 0 phí.
- Giao dịch qua SoftPOS phí cạnh tranh chỉ 0.6% khi thanh toán qua thẻ VISA.
- Kết nối phần mềm bán hàng Pancake, Sapo, Misa CukCuk, KiotViet - Thuận tiện quản lý doanh thu, hoá đơn điện tử và đóng thuế
- Một lần chi lương, nhân ba lợi ích:
- Dành cho doanh nghiệp: Miễn phí chuyển tiền quốc tế online, giảm lãi suất vay đến 0.5%/năm
- Dành cho nhân viên: Miễn phí phát hành, hoàn phí thường niên thẻ tín dụng, cấp hạn mức vay tín chấp lên đến 6 lần lương
- Dành cho chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật: Tặng 2 lượt phòng chờ sân bay/người, trải nghiệm hội viên ưu tiên trong 12 tháng
- Tăng trưởng doanh số bán hàng với Shop Deals: Không phí dịch vụ, không phí nền tảng, dễ dàng tiếp cận đến 15 triệu khách hàng trên Techcombank Rewards và OneU.
|
Techcombank đồng hành cùng hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không chỉ giúp hợp thức hóa hoạt động theo đúng quy định mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững trong dài hạn. Khi chủ hộ chủ động chuẩn bị về tài chính, thuế và quản trị nhân sự, quá trình vận hành sau chuyển đổi sẽ hiệu quả và minh bạch hơn. Đây là nền tảng để doanh nghiệp mới xây dựng uy tín, mở rộng hợp tác và tận dụng tối đa các ưu đãi từ Nhà nước.
Với hệ sinh thái giải pháp tài chính toàn diện, từ tài khoản doanh nghiệp, công cụ thanh toán đến ngân hàng số hiện đại, Techcombank sẵn sàng đồng hành, giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành linh hoạt và vươn mình mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:
