Giải đáp vướng mắc về thuế & hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và quản lý giao dịch. Việc hiểu đúng quy định, loại hóa đơn cần dùng, cách lập, gửi, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, hóa đơn điện tử là hóa đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và kế toán.

Để đảm bảo tính hợp pháp, hóa đơn điện tử bắt buộc phải đáp ứng toàn vẹn về cấu trúc dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế, đồng thời phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp của người bán.

Các hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng nội dung, định dạng dữ liệu theo quy định của cơ quan thuế.

2. Có những loại hóa đơn điện tử nào?

Căn cứ quy định tại Điều 3 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, các loại hóa đơn điện tử được phân loại theo hình thức quản lý và truyền dữ liệu với cơ quan thuế:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế (thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực điện lực, viễn thông...)
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Là hóa đơn có mã/không mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử, xuất trực tiếp từ hệ thống tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Ngoài ra còn có một số hóa đơn, chứng từ điện tử khác như hóa đơn bán hàng hoặc tem vé điện tử, chứng từ vận tải/xuất kho, hóa đơn bán tài sản công, dự trữ quốc gia...

Có 3 loại hóa đơn điện tử thường gặp là hóa đơn điện tử có mã, không mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3. Ai cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc và khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh:
  • Các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các mô hình công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân
  • Các tổ chức kinh tế và hợp tác xã bao gồm liên hiệp hợp tác xã hoặc tổ chức chính trị - xã hội có phát sinh hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ
  • Các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm trường học, bệnh viện hoặc cơ quan nhà nước có nguồn thu từ việc cung ứng dịch vụ, hàng hóa ra thị trường
  • Các chi nhánh, địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp có phát sinh hoạt động bán hàng trực tiếp và thực hiện tự kê khai thuế
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
  • Các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc diện bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã
  • Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ VND phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định hiện hành
  • Các hộ kinh doanh phát sinh hoạt động không thường xuyên được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh khi có nhu cầu
  • Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện áp dụng quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo từng trường hợp cụ thể

Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh dễ quản lý doanh thu, tra cứu giao dịch, hạn chế thất lạc hóa đơn giấy và thuận tiện hơn khi đối soát dữ liệu bán hàng.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đáp ứng các điều kiện theo quy định thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ điện tử, quy trình vận hành dành cho hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ và công cụ cần thiết: Người nộp thuế cần có chữ ký số còn hiệu lực, thiết bị kết nối Internet, phần mềm lập hóa đơn điện tử và tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận
• Lập và phát hành hóa đơn: Người nộp thuế lập hóa đơn, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã), sau đó gửi cho người mua qua email, tin nhắn SMS...
• Tra cứu và lưu trữ hóa đơn: Người nộp thuế tra cứu trực tiếp trên Hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, đồng thời bắt buộc phải lưu trữ song song file XML (bản gốc có giá trị pháp lý) và file PDF (bản thể hiện)

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cần đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để được cấp quyền sử dụng.

5. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Để tối ưu quy trình sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Thực hiện ký và phát hành hóa đơn ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ cho khách hàng. Riêng đối với các giao dịch phát sinh vào ban đêm, thời hạn lập chậm nhất là vào ngày làm việc kế tiếp
• Ghi đầy đủ, chính xác thông tin trên hóa đơn: Kiểm tra thông tin trước khi gửi về cơ quan thuế để tránh phát sinh sai sót. Trường hợp khách lẻ không cung cấp thông tin cá nhân, mục tên người mua trên hóa đơn bắt buộc phải ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng"
• Cập nhật thông tin đăng ký thuế kịp thời: Đơn vị kinh doanh cần thay đổi thông tin trong vòng 10 ngày làm việc nếu thông tin người đại diện hộ kinh doanh không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tránh bị cơ quan thuế tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Lưu đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện tử, đặc biệt là file XML, trong thời hạn theo quy định pháp luật về kế toán, thuế và giao dịch điện tử
• Chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp: Ưu tiên phần mềm/đơn vị đáp ứng chuẩn dữ liệu cơ quan thuế, có giao diện dễ dùng và có hỗ trợ kỹ thuật kịp thời

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cần lưu ý một số quy định về đăng ký, lập và lưu trữ hóa đơn.

6. Đơn giản hóa việc xuất hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng T-Shop

T-Shop là ứng dụng quản lý kinh doanh toàn diện dành cho hộ kinh doanh của Techcombank. T-Shop hiện có tính năng hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử chuẩn thuế chỉ trong 5 giây, kê khai thuế đúng chuẩn cùng nhiều ưu đãi như:

• Cung cấp trọn bộ ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí dành cho Hộ kinh doanh:
  • Miễn phí 5 năm phần mềm bán hàng với phiên bản app và web
  • Miễn phí 5,000 hóa đơn điện tử
  • Miễn phí 1 năm chữ ký số
  • Không giới hạn thiết bị truy cập và số lượng điểm bán
• Trọn bộ giải pháp quản trị bán hàng liền mạch dành cho Hộ kinh doanh ngành hàng FnB và Retail:
  • Thiết lập và quản lý cửa hàng dễ dàng với tính năng tạo danh mục món bằng AI miễn phí và tính năng gọi món qua QR tại bàn
  • Quản lý nhân viên và phân quyền nhanh chóng
  • Quản lý bán hàng, cập nhật đơn hàng dễ dàng
  • Quản lý sản phẩm theo barcode và quản lý tồn kho chuyên nghiệp
  • Quản lý thanh toán qua chuyển khoản, tiền mặt, QR, SoftPOS trên T-Shop
  • Báo cáo bán hàng: Quản lý doanh thu, đơn hàng real-time, các sản phẩm bán chạy và xu hướng biến động để đánh giá hiệu quả kinh doanh
• Trọn bộ giải pháp xuất hoá đơn điện tử, kê khai thuế - đáp ứng tuân thủ:
  • Hóa đơn điện tử: Giúp xuất hóa đơn nhanh chóng và theo dõi hóa đơn trực tiếp trên T-Shop
  • Quản lý thu chi: Giúp liên kết dữ liệu bán hàng trên T-Shop; tự động tạo các khoản thu; báo cáo thu - chi trực quan
  • Sổ kế toán: Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; thống kê chi tiết chi phí; thống kê vật liệu - dụng cụ - sản phẩm - hàng hóa; kết toán tiền
  • Lập tờ khai thuế theo quy định pháp luật trên T-Shop
• Tiếp cận nguồn vốn siêu tốc: Cung cấp các gói vay (ShopCredit, ShopCash, Vay tín chấp trả góp) dựa trên dòng tiền thực tế  
• Sinh Lời Tự Động: Tiền nhàn rỗi trong tài khoản thanh toán tự động sinh lời với lợi suất lên đến 5.5%/năm  
• Triển khai tiếp thị và khuyến mại với ShopDeals - Tiếp cận đến 25 triệu khách hàng trong hệ sinh thái Techcombank khi tham gia Giải pháp tài chính và quảng bá cho Hộ kinh doanh

T-Shop được thiết kế để giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công và vận hành thuận tiện hơn trong kỷ nguyên số. Trải nghiệm ngay T-Shop trong hôm nay để không bỏ lỡ các ưu đãi hấp dẫn!

Techcombank ra mắt giải pháp toàn diện hỗ trợ quản lý hiệu quả cho hộ kinh doanh. 

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định về thuế, đồng thời đơn giản hóa quy trình quản lý và lưu trữ chứng từ. Lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ góp phần tối ưu hiệu quả vận hành và đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong quá trình kinh doanh.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn