Trả lương tiền mặt có vi phạm pháp luật không? Bài viết giải đáp quy định về hình thức trả lương, điều kiện chi phí hợp lý và rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý.
Trả lương tiền mặt là hình thức chi trả thu nhập phổ biến tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng hay dịch vụ có đông lao động thời vụ. Pháp luật lao động không cấm hình thức này, song quy định thuế thu nhập doanh nghiệp từ năm 2025 đã bổ sung điều kiện về chứng từ thanh toán, khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi áp dụng.
|
Bạn đọc lưu ý: Nội dung đề cập trong bài viết được tổng hợp dựa trên thông tin chung của thị trường, không đại diện cho duy nhất các sản phẩm và dịch vụ của Techcombank. |
Trả lương tiền mặt hiện được điều chỉnh bởi hai nhóm quy định khác nhau: pháp luật lao động (quy định về hình thức, kỳ hạn trả lương) và pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (điều kiện để khoản chi được tính là chi phí hợp lý). Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm quy định này để tránh nhầm lẫn.
Theo Điều 96 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động và người lao động được thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán; Điều 97 quy định cụ thể về kỳ hạn trả lương, trong đó lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần theo thỏa thuận. Điều 54 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết các hình thức trả lương nêu trên.
Như vậy, xét theo pháp luật lao động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể trả lương bằng tiền mặt nếu hình thức này được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương nội bộ, không phân biệt mức lương cao hay thấp.
Từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 đã bổ sung điều kiện về chứng từ thanh toán. Cụ thể, Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định này quy định: khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 5 triệu VND trở lên khi mua hàng hóa, dịch vụ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Bộ Tài chính đã hướng dẫn quy định này cũng được áp dụng với khoản tiền công, tiền lương trả cho người lao động từng lần. Cách xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hướng dẫn tại Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Ngược lại, đối với khoản chi trả lương từng lần dưới 5 triệu VND, doanh nghiệp vẫn được trả bằng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện: là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ tiền lương theo quy định.
Cần lưu ý, theo giải thích của Bộ Tài chính tại Công văn số 5082/BTC-CST, quy định về mức 5 triệu VND nêu trên chỉ là điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, không phải là quy định cấm doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt. Nói cách khác, doanh nghiệp vẫn được phép trả lương tiền mặt trên 5 triệu VND, chỉ là khoản chi đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ quy định về hình thức trả lương theo Bộ luật Lao động và điều kiện chi phí hợp lý theo pháp luật thuế
Mặc dù được pháp luật cho phép, trả lương tiền mặt vẫn tồn tại một số rủi ro và bất cập mà doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi áp dụng lâu dài.
Nếu khoản chi trả lương từ 5 triệu VND/lần trở lên bằng tiền mặt không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi này có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này làm tăng thu nhập chịu thuế, phát sinh số thuế phải nộp thêm và tiềm ẩn rủi ro bị xử lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Việc lưu giữ, kiểm đếm một lượng lớn tiền mặt để trả lương định kỳ khiến công tác đối chiếu sổ sách kế toán trở nên phức tạp hơn, dễ phát sinh sai sót và khó minh bạch hóa toàn bộ quy trình chi trả, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Số tiền mặt lớn được rút về để trả lương định kỳ tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, nhầm lẫn hoặc mất an toàn trong quá trình lưu trữ và vận chuyển, nhất là với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc công trường phân tán.
Khi xảy ra tranh chấp liên quan đến tiền lương, việc chứng minh doanh nghiệp đã thanh toán đầy đủ, đúng hạn bằng tiền mặt thường khó khăn hơn so với việc có sao kê ngân hàng làm căn cứ đối chiếu.
Trả lương tiền mặt tiềm ẩn rủi ro về thuế, quản lý dòng tiền và an toàn tài chính cho doanh nghiệp
Để hạn chế rủi ro khi lựa chọn hình thức trả lương tiền mặt, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Kỳ hạn trả lương cần tuân thủ Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, phù hợp với quy chế trả lương và hợp đồng lao động đã thỏa thuận với người lao động. Việc chia một khoản lương thành nhiều lần chi trả dưới 5 triệu VND chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu đúng theo quy chế trả lương thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với quy định pháp luật lao động, chứ không phải là cách làm nhằm né tránh điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ nội dung này để tránh bị cơ quan thuế xem xét lại tính hợp lý của khoản chi khi thanh tra, kiểm tra.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ đúng quy chế trả lương khi chi trả bằng tiền mặt
Trước yêu cầu ngày càng chặt chẽ về chứng từ thanh toán trong pháp luật thuế cùng xu thế thanh toán không dùng tiền mặt của nền kinh tế, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển từ trả lương tiền mặt sang trả lương qua tài khoản ngân hàng để thuận tiện hơn trong công tác kế toán, quyết toán thuế.
>>> Tham khảo thêm luật thương mại điện tử để nắm rõ quy định khi doanh nghiệp giao dịch, thanh toán trên môi trường số.
Đối với doanh nghiệp, trả lương qua tài khoản giúp tiết kiệm thời gian đối chiếu, giảm rủi ro thất thoát tiền mặt và tự động đáp ứng điều kiện chứng từ khi tính thuế TNDN với mọi mức lương. Đối với người lao động, hình thức này giúp bạn dễ dàng theo dõi lịch sử nhận lương qua sao kê và chủ động sử dụng các tiện ích tài chính đi kèm tài khoản.
>>> Tham khảo thêm lương hưu 2026 để nắm điều kiện hưởng và cách tính lương hưu theo quy định mới.
Chuyển đổi sang trả lương qua tài khoản ngân hàng giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và tuân thủ quy định thuế
Về pháp luật lao động, doanh nghiệp không bắt buộc phải chuyển khoản khi trả lương trên 5 triệu VND. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.
Có. Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận hình thức trả lương, bao gồm cả tiền mặt, miễn phù hợp với quy chế trả lương và hợp đồng lao động đã ký kết.
>>> Tham khảo thêm năm 2026 có tăng lương hưu không để cập nhật chính sách điều chỉnh lương hưu mới nhất.
Không. Với khoản chi trả lương từng lần dưới 5 triệu VND, doanh nghiệp có thể trả bằng tiền mặt và vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định.
Doanh nghiệp có thể chia kỳ trả lương thành nhiều lần trong tháng nếu phù hợp với quy chế trả lương và quy định về kỳ hạn trả lương tại Điều 97 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, nếu việc chia nhỏ khoản chi chỉ nhằm né tránh điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi vẫn có thể bị cơ quan thuế xem xét lại tính hợp lý khi thanh tra, kiểm tra.
Nhìn chung, trả lương tiền mặt vẫn là hình thức hợp pháp theo Bộ luật Lao động, nhưng để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, đơn vị cần đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán với khoản chi từ 5 triệu VND trở lên. Chuyển sang trả lương qua tài khoản ngân hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền minh bạch và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
