Quyết toán thuế cuối năm là nhiệm vụ trọng tâm giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ tài chính, đồng thời rà soát sổ sách và tối ưu chi phí. Để giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị, tránh phát sinh vấn đề pháp lý, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cẩm nang chi tiết về thời hạn, hồ sơ và quy trình quyết toán thuế doanh nghiệp năm 2026 chuẩn xác.
|
Bạn đọc lưu ý: Nội dung đề cập trong bài viết được tổng hợp dựa trên thông tin chung của thị trường, không đại diện cho duy nhất các sản phẩm và dịch vụ của Techcombank. |
1. Quyết toán thuế doanh nghiệp là gì? Gồm các sắc thuế nào?
Hiểu một cách bản chất, quyết toán thuế doanh nghiệp là quá trình doanh nghiệp tiến hành khai báo, tính toán lại một cách chính xác tổng số thuế phải nộp trong một năm tài chính (hoặc một giai đoạn kinh doanh cụ thể), từ đó đối chiếu với số thuế đã tạm nộp hằng tháng hoặc hằng quý để thực hiện nộp thêm phần còn thiếu hoặc xin hoàn trả/bù trừ nếu nộp thừa.
Hai sắc thuế cốt lõi bắt buộc phải thực hiện quyết toán vào cuối năm bao gồm:
- Quyết toán Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Khai báo tổng doanh thu, các khoản chi phí được trừ và không được trừ, thu nhập khác để xác định số thuế TNDN thực tế phát sinh trong năm từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Doanh nghiệp thực hiện kê khai thay cho toàn bộ người lao động có phát sinh thu nhập tại đơn vị trong năm tài chính, tổng hợp các khoản giảm trừ gia cảnh để xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng của từng cá nhân.
Quyết toán thuế là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.
2. Thời hạn bắt buộc nộp hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp 2026
Theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm như sau:
- Năm tài chính trùng năm dương lịch: Hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (Thông thường là ngày 31/03 của năm kế tiếp).
- Năm tài chính khác năm dương lịch: Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính được lựa chọn.
- Trường hợp giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động: Hạn chót là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Lưu ý: Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.
3. Quy trình quyết toán thuế doanh nghiệp trực tuyến
Để tối ưu thời gian, toàn bộ quy trình lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế hiện nay đều được triển khai số hóa qua 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Rà soát sổ sách và đối chiếu chứng từ gốc
Trước khi lên tờ khai, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu toàn bộ số liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí, công nợ và hồ sơ lao động - tiền lương ; rà soát các khoản chi phí không được trừ và các nghĩa vụ thuế phát sinh để đảm bảo số liệu kê khai chính xác.
Bước 2: Lập bộ hồ sơ quyết toán trên ứng dụng HTKK
Đăng nhập phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) mới nhất, chọn mục "Quyết toán thuế TNDN" (Mẫu 03/TNDN) và "Quyết toán thuế TNCN" (Mẫu 05/QTT-TNCN). Kế toán tiến hành nhập dữ liệu từ báo cáo tài chính, điền đầy đủ các phụ lục kèm theo (nếu có), sau đó bấm "Ghi" và kết xuất hồ sơ dưới dạng tệp tin .xml.
Bước 3: Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Thuế điện tử
Truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế tại địa chỉ dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp. Tại giao diện chính, chọn “Thủ tục hành chính” → Chọn Tên/Mã thủ tục hành chính hoặc Tờ loại tờ khai → Bấm “Tìm kiếm” → Bấm nút “Nộp hồ sơ” tại thủ tục phù hợp → Chọn “Kê khai trực tuyến” hoặc “Nộp XML” → Chọn file tờ khai đã kết xuất từ bước 2 → Thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số và nhấn nút "Nộp tờ khai".
Bước 4: Theo dõi thông báo và nộp tiền thuế phát sinh (nếu có)
Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ trả về Thông báo chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ khai thuế. Nếu hồ sơ được chấp nhận và có phát sinh số thuế phải nộp thêm, doanh nghiệp phải nhanh chóng nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước để tránh bị tính tiền chậm nộp theo quy định (hiện nay là 0.03%/ngày trên số tiền chậm nộp).
4. Những lưu ý "vàng" giúp doanh nghiệp vượt qua kỳ quyết toán an toàn
Kinh nghiệm thực tế cho thấy, việc chuẩn bị thiếu sót các chi tiết nhỏ có thể dẫn đến việc bị loại chi phí hoặc phạt hành chính khi cơ quan thuế tiến hành hậu kiểm. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Số thuế tạm nộp: Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của 04 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm. Trường hợp người nộp thuế nộp thiếu so với số thuế phải tạm nộp 04 quý thì phải nộp tiền chậm nộp tính trên số thuế nộp thiếu kể từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn tạm nộp thuế TNDN quý 04 đến ngày liền kề trước ngày nộp số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước theo quy định khoản 3 Điều 1 Nghị định số 91/2022/NĐ-CP ngày 30/10/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
- Đảm bảo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Tất cả các hóa đơn mua vào và các khoản chi khác có giá trị từ 05 triệu VND trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
- Giao dịch liên kết: Phải kê khai và nộp đầy đủ các Phụ lục về giao dịch liên kết nếu công ty có các giao dịch với các bên có liên quan theo quy định.
- Lưu ý điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Doanh nghiệp chỉ quyết toán thay cho người lao động đủ điều kiện ủy quyền theo quy định của pháp luật. Thông thường, người lao động phải có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền. Trường hợp không đủ điều kiện hoặc phải tự quyết toán theo quy định thì cá nhân thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.
Để đồng hành cùng doanh nghiệp, Techcombank mang đến giải pháp tài chính toàn diện với chương trình “Tiết kiệm chi phí - An tâm pháp lý cùng Techcombank” (triển khai từ ngày 17/04/2026 đến hết ngày 30/06/2026). Khi mở tài khoản doanh nghiệp tại Techcombank, quý khách hàng không chỉ nhận được ưu đãi miễn phí trọn gói thủ tục thành lập doanh nghiệp từ đối tác Cenvi, nhận gói giải pháp chuyển đổi số từ FAST mà còn sở hữu đặc quyền miễn phí quản lý, phí chuyển tiền nội địa và cơ hội tiếp cận nguồn vốn kinh doanh lên đến 30 tỷ VNĐ.
Chương trình mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp mới:
- Techcombank và đối tác Cenvi: ưu đãi dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói (trị giá ưu đãi 3,000,000 VNĐ) bao gồm: Giấy phép kinh doanh, dấu pháp nhân, biển hiệu Mica, 01 năm chữ ký số, 500 hóa đơn điện tử, khai báo thuế ban đầu, đăng ký tài khoản thuế điện tử và các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ khác… do Cenvi cung cấp
- Techcombank: Miễn phí tài khoản số đẹp phong thủy, phí quản lý, phí chuyển tiền nội địa/chi lương online, cùng đặc quyền tiếp cận nguồn vốn tới 30 tỷ VNĐ và hệ sinh thái 25 triệu khách hàng…
- Đối tác FAST: Tặng gói chuyển đổi số (trị giá tới 5,600,000 VNĐ) bao gồm 01 năm sử dụng phần mềm kế toán, 500 hóa đơn điện tử, 100 hợp đồng điện tử, ưu đãi khi mua chữ ký số.
Xem chi tiết và đăng ký tại: Miễn phí thành lập doanh nghiệp mới
Tham gia chương trình “Tiết kiệm chi phí - An tâm pháp lý cùng Techcombank” giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và sẵn sàng cho bước khởi đầu.
Công tác quyết toán thuế doanh nghiệp đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và am hiểu sâu sắc về hệ thống văn bản pháp luật thuế thường xuyên thay đổi. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong việc cân đối dòng tiền nộp thuế, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tài chính để có lộ trình vận hành vững vàng.
Khách hàng lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:
