Kinh nghiệm chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh kê khai sang doanh nghiệp được xem là bước đi chiến lược, giúp chủ hộ mở rộng quy mô, nâng cao uy tín và tối ưu hóa quản lý tài chính. Bài viết này chia sẻ những kinh nghiệm quan trọng trong quá trình chuyển đổi, từ quy trình thực hiện, nghĩa vụ tài chính đến các lợi ích khi tham gia môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp.

1. Xác định thời điểm chuyển đổi

Việc lựa chọn thời điểm chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp cần cân nhắc trên ba khía cạnh:

• (1) Yếu tố pháp lý (những thay đổi luật, nghị định)
• (2) Tình hình tài chính - kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền)
• (3) Mục tiêu chiến lược (mở rộng, huy động vốn, giảm rủi ro)

Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, hộ và cá nhân kinh doanh sẽ không còn áp dụng phương pháp thuế khoán mà bắt buộc kê khai theo quy định quản lý thuế, đây là một mốc quan trọng cần xem xét khi đánh giá khả năng chuyển đổi.

Một số dấu hiệu cho thấy thời điểm chuyển đổi đã đến:

• Doanh thu vượt ngưỡng miễn thuế: Luật Thuế GTGT 2024 quy định hộ/cá nhân có doanh thu trên 200 triệu VND/năm sẽ phải kê khai và nộp thuế. Khi mức doanh thu ổn định vượt ngưỡng này, gánh nặng về thủ tục và quản lý tăng lên, việc chuyển thành doanh nghiệp sẽ hợp lý hơn.
• Đạt ngưỡng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Theo Nghị định 70/2025, hộ/cá nhân có doanh thu từ 1 tỷ VND/năm trở lên (trong một số ngành nhất định) phải dùng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Chi phí tuân thủ và đầu tư hạ tầng ở giai đoạn này thường cao, trong khi doanh nghiệp có hệ thống kế toán - quản trị phù hợp hơn để đáp ứng.
• Doanh thu tăng trưởng ổn định trong nhiều quý liên tiếp: Nếu nguồn thu không chỉ tăng đột biến mà duy trì ổn định trong 2 - 3 quý hoặc 1 - 2 năm, đồng thời chi phí và nhu cầu quản lý gia tăng, việc thành lập doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu vận hành.
• Chi phí đầu vào lớn, nhiều hóa đơn cần khấu trừ VAT: Doanh nghiệp có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trong khi hộ kinh doanh bị tính thuế trực tiếp trên doanh thu. Đây là lợi thế rõ rệt nếu mô hình kinh doanh có nhiều chi phí phát sinh.
• Gia tăng số lượng lao động: Khi phải quản lý bảng lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội cho nhiều nhân viên, hộ kinh doanh thường gặp khó khăn. Doanh nghiệp có cơ chế quản trị nhân sự, chế độ kế toán và khung pháp lý rõ ràng hơn.
• Nhu cầu vay vốn, huy động đầu tư hoặc ký hợp đồng lớn: Ngân hàng, tổ chức tài chính và đối tác thường ưu tiên làm việc với doanh nghiệp vì tính minh bạch, tư cách pháp nhân và hồ sơ tài chính rõ ràng.

Doanh thu tăng trưởng nhanh chóng và ổn định là thời điểm phù hợp để chuyển đổi từ mô hình hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.

2. Hoàn tất nghĩa vụ tài chính trước khi chuyển đổi

Trước khi tiến hành thủ tục chuyển đổi sang doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần rà soát và hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý. Điều này bao gồm việc nộp đầy đủ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài cùng các khoản phạt (nếu có).

Nếu hộ kinh doanh chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính, khi chuyển đổi:

• Doanh nghiệp mới sẽ kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ, bao gồm cả các khoản nợ thuế chưa thanh toán.
• Trường hợp chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện) vẫn phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với những khoản nợ còn tồn đọng trước đó.

Việc xử lý dứt điểm các nghĩa vụ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp mới hoạt động minh bạch, thuận lợi khi làm việc với cơ quan nhà nước, mà còn tạo uy tín tốt trong mắt đối tác, ngân hàng và nhà đầu tư.

Hộ kinh doanh nên hoàn thành các nghĩa vụ về thuế trước trước khi chuyển đổi lên doanh nghiệp.

3. Tìm hiểu hồ sơ, thủ tục và quy trình chuyển đổi từ Hộ kinh doanh sang Doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ, hộ kinh doanh có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3.1. Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi

Hộ kinh doanh có thể chuyển đổi sang:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên hoặc hai thành viên trở lên
• Công ty cổ phần

Trên thực tế, mô hình phổ biến nhất là Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần vì tính linh hoạt, khả năng huy động vốn và giới hạn trách nhiệm pháp lý.

Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm:

Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ:

• Gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
• Cập nhật trạng thái hộ kinh doanh thành “đang làm thủ tục chấm dứt” và gửi thông tin tới cơ quan thuế.

Sau khi cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ chuyển trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Kết quả pháp lý

• Hộ kinh doanh cũ được chấm dứt ngay khi doanh nghiệp mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Chủ hộ kinh doanh chính thức trở thành chủ sở hữu hoặc thành viên/cổ đông của doanh nghiệp theo loại hình đã đăng ký.

3.2. Quy trình chuyển đổi

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Hộ kinh doanh chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình đã lựa chọn (Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh hoặc Doanh nghiệp tư nhân).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý:

• Với hình thức nộp online, sau khi nhận thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại tại bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Một số địa phương có thể thay đổi tên gọi Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc sắp xếp lại bộ máy, ví dụ: Sở Tài chính TP.HCM hợp nhất với Sở Kế hoạch và Đầu tư, tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ

• Hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh chuyển đổi.
• Hồ sơ không hợp lệ: ra thông báo bằng văn bản nêu lý do, doanh nghiệp chỉnh sửa và nộp lại.
• Thời hạn giải quyết: 5 - 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.

Bước 4: Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh: Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong 02 ngày làm việc kể từ khi cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin để chấm dứt hộ kinh doanh.

Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp: Đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục pháp lý doanh nghiệp

• Thực hiện các nghĩa vụ thuế ban đầu
• Khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có)
• Chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ cần thiết để doanh nghiệp chính thức hoạt động.

Các bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.

4. Chuẩn bị các công cụ tài chính cần thiết

Khi chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, việc chuẩn bị các công cụ tài chính là bước quan trọng để quản lý dòng tiền, thanh toán, kê khai thuế và hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp hơn. Một số công cụ nên cân nhắc bao gồm:

• Tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng:
  • Khai báo tài khoản riêng cho doanh nghiệp giúp tách biệt tài sản cá nhân và doanh nghiệp, thuận tiện cho việc quản lý dòng tiền, thanh toán, nhận vốn đầu tư hoặc vay vốn ngân hàng.
  • Lựa chọn ngân hàng cung cấp dịch vụ ngân hàng số để theo dõi giao dịch nhanh, tiện lợi.
• Giải pháp thanh toán điện tử:
  • Hỗ trợ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản, quét QR, kết nối với các sàn thương mại điện tử.
  • Đảm bảo thuận tiện cho khách hàng và phù hợp với các quy định về kê khai, nộp thuế theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP.
• Công cụ quản lý và kế toán:
  • Phần mềm kế toán doanh nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử, giúp tối ưu quy trình kế toán, lưu trữ chứng từ, tính toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp.
  • Một số nền tảng miễn phí hoặc được hỗ trợ bởi các chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ mới thành lập.
• Các giải pháp quản lý dòng tiền khác:
  • Ví điện tử, ví thanh toán, hoặc tích hợp hệ thống POS cho bán hàng trực tiếp.
  • Hỗ trợ kiểm soát chi phí, báo cáo tài chính và lập kế hoạch ngân sách hiệu quả.

Techcombank đồng hành cùng hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp.

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở thủ tục pháp lý, mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững và nâng cao uy tín với đối tác, ngân hàng cũng như nhà đầu tư. Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ nghĩa vụ tài chính và ứng dụng các công cụ quản lý hiệu quả, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tự tin bước vào giai đoạn mới.

Với hệ sinh thái giải pháp tài chính toàn diện, từ tài khoản doanh nghiệp, công cụ thanh toán đến ngân hàng số hiện đại, Techcombank sẵn sàng đồng hành, giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành linh hoạt và vươn mình mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn