7 Sai lầm phổ biến khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Hiện nhiều hộ kinh doanh cá thể đang ưu tiên lựa chọn chuyển đổi lên doanh nghiệp để mở rộng quy mô, tận dụng chính sách pháp lý và nâng cao uy tín thương hiệu. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản. Nếu thiếu kiến thức và chuẩn bị kỹ lưỡng, chủ hộ rất dễ mắc phải những sai lầm khiến doanh nghiệp mới thành lập gặp khó khăn. Bài viết này sẽ phân tích những sai lầm phổ biến khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, đồng thời gợi ý giải pháp khắc phục để bạn có thể đi đúng hướng.

1. Không tìm hiểu kỹ sự khác biệt giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi chuyển đổi là cho rằng hộ kinh doanh và doanh nghiệp “chỉ khác nhau ở tên gọi”. Thực tế, hai loại hình này có sự khác biệt rất lớn về pháp lý, thuế và quy mô hoạt động:

Chính vì chưa nắm rõ những điểm khác biệt này, nhiều chủ hộ sau khi chuyển đổi thường bất ngờ trước sự phức tạp của quản trị, sổ sách kế toán và nghĩa vụ thuế khi vận hành doanh nghiệp. Do đó, trước khi quyết định chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, chủ kinh doanh nên:

• Nghiên cứu kỹ quy định pháp luật liên quan đến hộ kinh doanh và doanh nghiệp trước khi quyết định.
• Xác định mục tiêu phát triển: Nếu muốn mở rộng quy mô, nâng cao uy tín thì nên chuyển đổi; nếu vẫn duy trì nhỏ lẻ thì hộ kinh doanh có thể phù hợp hơn.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nhờ kế toán, luật sư hoặc dịch vụ tư vấn doanh nghiệp để có hướng đi đúng đắn, hạn chế rủi ro khi chuyển đổi.

Chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ những khác biệt cơ bản giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

2. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp

Một trong những sai lầm thường gặp khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là chọn sai loại hình công ty. Việc lựa chọn này tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến cách quản lý, trách nhiệm pháp lý, quyền lợi các bên góp vốn và khả năng mở rộng trong tương lai. Ví dụ:

• Chọn công ty cổ phần khi quy mô còn nhỏ: Nhiều chủ hộ kỳ vọng công ty sẽ phát triển nhanh nên đăng ký loại hình cổ phần ngay từ đầu. Tuy nhiên, công ty cổ phần thường phù hợp với quy mô lớn, nhiều cổ đông, cơ cấu quản trị phức tạp. Nếu quy mô còn nhỏ, việc quản lý sẽ trở nên cồng kềnh, tốn thời gian xử lý thủ tục.
• Chọn công ty TNHH 1 thành viên nhưng lại có nhiều người góp vốn: Đây là lỗi rất hay gặp. Khi nhiều người cùng góp vốn mà vẫn đăng ký loại hình TNHH 1 thành viên, chủ sở hữu duy nhất được pháp luật công nhận sẽ đứng tên toàn bộ, còn những người khác dễ bị thiệt thòi. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp về quyền lợi, buộc phải thay đổi loại hình sau này.

Việc lựa chọn sai loại hình không chỉ làm thủ tục pháp lý trở nên rườm rà, mà còn lãng phí thời gian, chi phí, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín và sự ổn định của doanh nghiệp ngay từ đầu. Để tránh mắc sai lầm, cần dựa trên mục tiêu phát triển và số lượng thành viên góp vốn:

• Doanh nghiệp nhỏ, một chủ sở hữu: Nên chọn Công ty TNHH 1 thành viên. Loại hình này đơn giản, dễ quản lý, không cần nhiều thủ tục phức tạp.
• Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn: Nên chọn Công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Đây là loại hình phổ biến, phù hợp với nhóm đối tác nhỏ và vừa, cơ cấu quản lý không quá phức tạp.
• Dự định mở rộng, kêu gọi nhiều nhà đầu tư hoặc niêm yết sau này: Nên chọn Công ty cổ phần. Loại hình này có khả năng huy động vốn tốt, uy tín cao, phù hợp với định hướng phát triển dài hạn.

Tùy vào mục tiêu dài hạn, bạn có thể lựa chọn thành lập công ty theo hình thức phù hợp.

3. Thiếu chuẩn bị về sổ sách kế toán và quản lý tài chính

Nhiều hộ kinh doanh trước đây thường chỉ ghi chép các khoản thu - chi cơ bản mà không có hệ thống kế toán bài bản. Khi chuyển đổi sang doanh nghiệp, nếu vẫn giữ thói quen này, chủ doanh nghiệp dễ gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng do phải tuân thủ quy định về kế toán, báo cáo tài chính và thuế. Cụ thể:

• Khó quản lý chi phí và lợi nhuận chính xác: Thiếu hệ thống kế toán chuyên nghiệp khiến doanh nghiệp khó theo dõi dòng tiền, tính toán lợi nhuận thực tế và kiểm soát chi phí hiệu quả.
• Nguy cơ bị xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính đúng hạn và theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; nếu không thực hiện đầy đủ, có thể bị phạt hoặc ảnh hưởng uy tín với cơ quan quản lý.
• Khó tiếp cận vốn vay và đối tác lớn: Thiếu minh bạch tài chính khiến ngân hàng và đối tác khó đánh giá năng lực, giảm khả năng tiếp cận các gói vay ưu đãi hoặc hợp đồng hợp tác chiến lược.

Để giải quyết vấn đề này, chủ hộ kinh doanh nên:

• Đảm bảo quản lý sổ sách chính xác, đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật: Điều này có thể thực hiện thông qua việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hoặc bộ phận kế toán có chuyên môn cao.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Giúp theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và lập báo cáo tài chính kịp thời, giảm sai sót thủ công.
• Đào tạo cơ bản cho chủ doanh nghiệp: Hiểu và đọc được báo cáo tài chính sẽ giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định quản trị hiệu quả, nắm rõ tình hình hoạt động kinh doanh.

Nhờ áp dụng các giải pháp này, doanh nghiệp mới có thể vận hành minh bạch, quản lý dòng tiền hiệu quả và chuẩn bị tốt cho quá trình phát triển lâu dài.

4. Không tính toán lại chi phí thuế và nghĩa vụ pháp lý

Một sai lầm phổ biến là nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn nghĩ nghĩa vụ thuế khi lên doanh nghiệp tương tự như trước đây. Trên thực tế, khi chuyển đổi sang doanh nghiệp:

• Thuế giá trị gia tăng (VAT) 8 - 10% áp dụng cho hầu hết các ngành nghề.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 15 - 50% trên lợi nhuận tùy ngành nghề.
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động.
• Nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho khách hàng, đảm bảo minh bạch giao dịch.

Nếu không tính toán kỹ các chi phí này, doanh nghiệp có thể bị “choáng” trước mức chi phí tăng cao, dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và khả năng vận hành. Do đó, chủ doanh nghiệp nên:

• Lập kế hoạch tài chính và dự toán thuế trước khi chuyển đổi để chủ động quản lý dòng tiền.
• Tham khảo dịch vụ tư vấn thuế nhằm tối ưu chi phí hợp pháp và tránh rủi ro vi phạm.
• Tận dụng chính sách ưu đãi thuế dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp để giảm gánh nặng tài chính.

Minh bạch về chi phí và nghĩa vụ thuế ngay từ đầu giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, quản lý dòng tiền thông suốt và tránh rủi ro pháp lý.

5. Không chú trọng đến thương hiệu và uy tín doanh nghiệp

Một sai lầm phổ biến là nhiều doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào thủ tục pháp lý mà bỏ qua việc xây dựng thương hiệu. Khi đã trở thành doanh nghiệp, khách hàng và đối tác thường đánh giá mức độ chuyên nghiệp dựa trên hình ảnh và uy tín, chứ không chỉ dựa vào giấy phép.

• Khách hàng mất niềm tin: Nếu doanh nghiệp không có logo, bộ nhận diện thương hiệu, website hay kênh truyền thông cơ bản, khách hàng sẽ khó nhận diện và tin tưởng doanh nghiệp.
• Nguy cơ tranh chấp thương hiệu: Không đăng ký bảo hộ nhãn hiệu có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và tranh chấp với đối thủ cạnh tranh.
• Khó khăn trong tiếp cận thị trường: Thiếu kế hoạch marketing phù hợp khiến doanh nghiệp mới khó tạo dấu ấn, quảng bá sản phẩm/dịch vụ và thu hút khách hàng tiềm năng.

Để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và gia tăng lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp mới nên chú trọng các bước sau:

• Đầu tư cơ bản vào nhận diện thương hiệu: Bao gồm thiết kế logo, namecard, website và các tài liệu truyền thông cần thiết để tạo hình ảnh chuyên nghiệp.
• Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu: Giúp bảo vệ thương hiệu và tránh tranh chấp pháp lý với đối thủ.
• Xây dựng kế hoạch marketing phù hợp với quy mô: Lập chiến lược truyền thông và quảng bá hợp lý để nâng cao uy tín và tiếp cận khách hàng mục tiêu hiệu quả.

Việc đầu tư bài bản vào hình ảnh thương hiệu không chỉ giúp doanh nghiệp mới được đánh giá chuyên nghiệp mà còn là nền tảng để phát triển bền vững lâu dài.

6. Bỏ qua trách nhiệm bảo hiểm xã hội (BHXH) và phúc lợi nhân viên

Trước ngày 01/07/2025 Luật bảo hiểm xã hội hiện hành năm 2014 không quy định hộ kinh doanh thuộc đối tượng tham gia đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, khi chuyển đổi lên doanh nghiệp

7. Không cập nhật quy định pháp luật mới

Pháp luật về doanh nghiệp, thuế và lao động thường xuyên thay đổi, nhưng nhiều chủ hộ sau khi chuyển đổi vẫn giữ thói quen “làm theo kinh nghiệm cũ”, dẫn đến vi phạm do thiếu cập nhật. Ví dụ, doanh nghiệp có thể không lập hóa đơn điện tử theo quy định mới, không ký hợp đồng lao động hoặc đóng BHXH đầy đủ cho nhân viên và bỏ qua nghĩa vụ báo cáo thuế định kỳ.

Bên cạnh đó, để thúc đẩy sự phát triển của khu vực kinh tế tư nhân, Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách hỗ trợ thiết thực dành cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ mới thành lập, đặc biệt là các hộ kinh doanh chuyển đổi. Theo Nghị quyết 68-NQ/TW:

• Miễn lệ phí môn bài cho các doanh nghiệp mới.
• Miễn thuế thu nhập doanh nghiệp vừa và nhỏ trong 3 năm đầu thành lập.
• Bố trí ngân sách hỗ trợ trực tiếp và huy động nguồn lực từ quỹ, hiệp hội, viện nghiên cứu để hỗ trợ doanh nghiệp.
• Cung cấp miễn phí các nền tảng số, phần mềm kế toán dùng chung, cùng dịch vụ tư vấn pháp lý, đào tạo về quản trị, thuế và nhân sự.

Để tránh rủi ro và tận dụng hiệu quả các chính sách này, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật qua cổng thông tin của Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Tổng cục Thuế, tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc nhờ dịch vụ pháp lý hỗ trợ.

Techcombank đồng hành cùng hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp.

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp mang lại nhiều cơ hội để mở rộng quy mô, nâng cao uy tín và tiếp cận các gói hỗ trợ tài chính, nhưng cũng đi kèm với những thách thức nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng. Chủ doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật, xây dựng bộ máy quản trị bài bản, quản lý tài chính minh bạch và chú trọng thương hiệu để vận hành hiệu quả.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn