Hoá đơn đỏ là cách gọi quen thuộc của hoá đơn giá trị gia tăng (VAT), nay đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định. Với chủ hộ kinh doanh, shop online và doanh nghiệp nhỏ, xuất hoá đơn đúng quy định không chỉ giúp thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí của khách hàng. Cùng tìm hiểu khi nào phải xuất hoá đơn đỏ, cách xuất hoá đơn điện tử và những lỗi cần tránh qua bài viết sau.

Tóm tắt nhanh:

  • Hóa đơn đỏ là cách gọi hóa đơn GTGT, nay chủ yếu dùng dưới dạng điện tử; người mua dùng để kê khai, khấu trừ thuế đầu vào, người bán dùng để ghi nhận giao dịch
  • Hóa đơn GTGT dành cho tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, dùng cho bán hàng hóa, dịch vụ trong nước, vận tải quốc tế và xuất khẩu
  • Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐ; hộ kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ VND phải dùng hóa đơn có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền
  • Thời điểm lập hóa đơn tùy loại giao dịch, không nhất thiết trùng lúc thanh toán, hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng, dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền
  • Hóa đơn điện tử thông thường cần có thông tin hóa đơn, người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, thuế, chữ ký và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã

Bạn đọc lưu ý: Nội dung đề cập trong bài viết được tổng hợp dựa trên thông tin chung của thị trường, không đại diện cho duy nhất các sản phẩm và dịch vụ của Techcombank.

1. Hoá đơn đỏ hiện nay là hoá đơn gì?

Hóa đơn đỏ là cách gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT). Đây là một loại hóa đơn được sử dụng bởi tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT được sử dụng cho các hoạt động như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, vận tải quốc tế, xuất khẩu và một số hoạt động khác theo quy định.

Không phải mọi hóa đơn điện tử đều là hóa đơn đỏ. Tùy phương pháp tính thuế và loại giao dịch, người bán có thể sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc loại hóa đơn điện tử khác theo quy định.

Vai trò của hoá đơn đỏ đối với người mua và người bán:

  • Đối với người mua: Hóa đơn GTGT có thể là căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật thuế
  • Đối với người bán: Hóa đơn là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phục vụ việc kê khai, quản lý thuế theo quy định

Lưu ý: Theo quy định hiện hành, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Hoá đơn đỏ là hoá đơn GTGT, hiện được sử dụng chủ yếu dưới hình thức điện tử.Hoá đơn đỏ là hoá đơn GTGT, hiện được sử dụng chủ yếu dưới hình thức điện tử.

>>> Tham khảo thêm mức lương tối thiểu năm 2026 để cập nhật mức lương tối thiểu vùng đang áp dụng.

2. Ai cần sử dụng hoá đơn GTGT?

Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn này được sử dụng cho các hoạt động như:

  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước
  • Vận tải quốc tế
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
  • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
  • Một số hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và dịch vụ của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam theo quy định

Lưu ý: Không phải mọi doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn GTGT. Việc sử dụng loại hóa đơn này gắn với phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hoạt động kinh doanh thực tế của tổ chức.

Doanh nghiệp, tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT sử dụng hoá đơn đỏ theo quy định.Doanh nghiệp, tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT sử dụng hoá đơn đỏ theo quy định.

Để nắm rõ cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nghĩa vụ thuế khi bán hàng trên nền tảng số, chủ kinh doanh có thể tham khảo thuế VAT là gì và chính sách thuế thương mại điện tử mới cập nhật.

3. Quy định lập hóa đơn điện tử mới nhất

3.1. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐ và gửi qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo trường hợp áp dụng.

>>> Tham khảo thêm đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh đúng quy định khi quyết toán thuế TNCN.

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trường hợp có doanh thu năm trên 1 tỷ VND thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng theo quy định.

Hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định.Hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định.

>>> Tìm hiểu thêm: Với hộ kinh doanh thuộc diện phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền, chủ cửa hàng có thể tham khảo thông tin về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để biết cách áp dụng.

3.2. Khi nào phải lập hóa đơn điện tử?

Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào từng loại giao dịch và không nhất thiết trùng với thời điểm khách hàng thanh toán.

  • Bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
  • Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ trường hợp đặt cọc theo quy định.
  • Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao.

Một số lĩnh vực có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, vì vậy doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đối chiếu loại giao dịch thực tế trước khi lập hóa đơn. Người bán cần xác định đúng thời điểm lập hoá đơn để tránh tình trạng xuất hoá đơn quá hạn hoặc sai kỳ kê khai thuế. Bạn có thể tham khảo thêm về hoá đơn điện tử để nắm rõ quy trình thực hiện.

>>> Tham khảo thêm mức lương cơ sở năm 2026 để cập nhật mức lương cơ sở mới nhất làm căn cứ tính các chế độ.

>>> Tìm hiểu thêm: Sau khi lập hóa đơn, người bán và người mua có thể tham khảo cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế để đối chiếu thông tin hóa đơn.

3.3. Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn

Theo Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử thông thường cần thể hiện các nhóm thông tin chính: 

  • Thông tin hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn và thời điểm lập
  • Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế
  • Thông tin người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân tùy trường hợp
  • Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các thông tin liên quan
  • Thông tin thuế: Thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đối với hóa đơn thuộc trường hợp thể hiện thuế GTGT
  • Thông tin xác thực: Chữ ký theo quy định và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã

Với hộ kinh doanh có nhu cầu quản lý bán hàng, doanh thu và hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng, có thể tham khảo Ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop. Giải pháp hỗ trợ quản lý đơn hàng, doanh thu và theo dõi hóa đơn điện tử, giúp chủ kinh doanh thuận tiện hơn trong quá trình vận hành và lưu trữ thông tin giao dịch.

Bên cạnh đó, chủ cửa hàng có thể sử dụng Tài khoản hộ kinh doanh Techcombank để nhận thanh toán qua mã QR riêng, theo dõi dòng tiền và đối soát doanh thu bán hàng thuận tiện hơn.

Ứng dụng quản lý bán hàng T Shop hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý bán hàng, doanh thu và hóa đơn điện tử tập trung.Ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý bán hàng, doanh thu và hóa đơn điện tử tập trung.

>>> Tìm hiểu thêm: Để chọn công cụ lập và quản lý hóa đơn phù hợp quy mô kinh doanh, chủ hộ kinh doanh có thể tham khảo danh sách phần mềm xuất hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng hiệu quả hiện nay.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ VND phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể đăng ký nếu có nhu cầu.

4.2. Xuất hóa đơn đỏ để làm gì?

Người mua dùng hóa đơn GTGT để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí nếu đủ điều kiện. Người bán dùng hóa đơn để ghi nhận giao dịch và phục vụ kê khai, quản lý thuế.

4.3. Hóa đơn đỏ khác gì hóa đơn điện tử?

Hóa đơn đỏ là cách gọi hóa đơn GTGT, hiện dùng chủ yếu dưới hình thức điện tử. Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn điện tử đều là hóa đơn đỏ, vì người bán còn có thể dùng hóa đơn bán hàng.

4.4. Chưa thu tiền thì có phải lập hóa đơn không?

Với bán hàng hóa, người bán lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Hiểu rõ hoá đơn đỏ và các quy định về xuất hoá đơn điện tử giúp hộ kinh doanh, chủ shop online và doanh nghiệp nhỏ tuân thủ nghĩa vụ thuế, hạn chế sai sót và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Người bán cần xác định đúng thời điểm lập hoá đơn, cung cấp đầy đủ thông tin và lựa chọn hình thức xuất hoá đơn phù hợp để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.

Khách hàng lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây: 

 

Vận hành kinh doanh hiệu quả cùng Techcombank

Tài khoản hộ kinh doanh với tính năng tiện ích đa dạng

Mở tài khoản