Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy từ 1/7/2026

Từ ngày 1/7/2026, quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có một số điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát sinh nhu cầu lưu trữ, ghi sổ, đối chiếu hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các trường hợp được chuyển đổi, điều kiện, quy trình thực hiện và giá trị pháp lý của hóa đơn giấy.

1. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong các trường hợp được pháp luật cho phép và đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định hiện hành.

1.1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong các trường hợp sau:

• Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra
• Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thường được thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra.

1.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm nội dung của bản giấy khớp đúng với hóa đơn điện tử và đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử, bao gồm:

• Thông tin trong hóa đơn giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu
• Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi
• Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu nêu trên và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy

Nội dung trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc.

1.3. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi

Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử và chọn hóa đơn cần chuyển đổi sang bản giấy.

Bước 2: Chọn chức năng chuyển đổi hóa đơn điện tử giấy

Tại giao diện quản lý hóa đơn, chọn chức năng Chuyển thành hóa đơn giấy theo hướng dẫn của phần mềm đang sử dụng. Khi này hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF.

Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi

Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn, sau đó thực hiện lệnh In để tạo bản giấy theo đúng quy định.

Bản in hóa đơn giấy sau khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có giá trị pháp lý không?

Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy có giá trị phục vụ lưu trữ, ghi sổ kế toán, theo dõi hoặc xuất trình theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được pháp luật quy định.

Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bản giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp/hộ kinh doanh không nên xem bản in giấy là hóa đơn gốc thay thế hoàn toàn hóa đơn điện tử.

Trong quá trình quản lý chứng từ, hóa đơn điện tử gốc vẫn cần được lưu trữ an toàn theo thời hạn quy định để phục vụ tra cứu, đối chiếu, thanh kiểm tra thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế khi cần.

Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị thay thế hoàn toàn hóa đơn điện tử gốc.

Bên cạnh việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cũng cần chuẩn hóa quy trình vận hành để kê khai thuế thuận tiện, quản lý bán hàng và dòng tiền hiệu quả hơn.

Đồng hành cùng Hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số, Techcombank đã nghiên cứu và cho ra mắt ứng dụng quản lý kinh doanh toàn diện T-Shop. Chỉ với 2 phút đăng ký, hộ kinh doanh sẽ "mở khóa" ngay ứng dụng bán hàng, xuất hoá đơn toàn năng ngay trên điện thoại:

• Cung cấp trọn bộ ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí dành cho Hộ kinh doanh:
  • Miễn phí 5 năm phần mềm bán hàng với phiên bản app và web
  • Miễn phí 5,000 hóa đơn điện tử
  • Miễn phí 1 năm chữ ký số
  • Không giới hạn thiết bị truy cập và số lượng điểm bán
• Trọn bộ giải pháp quản trị bán hàng liền mạch dành cho Hộ kinh doanh ngành hàng FnB và Retail:
  • Thiết lập và quản lý cửa hàng dễ dàng với tính năng tạo danh mục món bằng AI miễn phí và tính năng gọi món qua QR tại bàn
  • Quản lý nhân viên và phân quyền nhanh chóng
  • Quản lý bán hàng, cập nhật đơn hàng dễ dàng
  • Quản lý sản phẩm theo barcode và quản lý tồn kho chuyên nghiệp
  • Quản lý thanh toán qua chuyển khoản, tiền mặt, QR, SoftPOS trên T-Shop
  • Báo cáo bán hàng: Quản lý doanh thu, đơn hàng real-time, các sản phẩm bán chạy và xu hướng biến động để đánh giá hiệu quả kinh doanh
• Trọn bộ giải pháp quản trị bán hàng liền mạch dành cho Hộ kinh doanh ngành hàng FnB và Retail:
  • Hóa đơn điện tử: Giúp xuất hóa đơn nhanh chóng và theo dõi hóa đơn trực tiếp trên T-Shop
  • Quản lý thu chi: Giúp liên kết dữ liệu bán hàng trên T-Shop; tự động tạo các khoản thu; báo cáo thu - chi trực quan
  • Sổ kế toán: Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; thống kê chi tiết chi phí; thống kê vật liệu - dụng cụ - sản phẩm - hàng hóa; kết toán tiền
  • Lập tờ khai thuế theo quy định pháp luật trên T-Shop
• Tiếp cận nguồn vốn siêu tốc: Cung cấp các gói vay (ShopCredit, ShopCash, Vay tín chấp trả góp) dựa trên dòng tiền thực tế  
• Sinh Lời Tự Động: Tiền nhàn rỗi trong tài khoản thanh toán tự động sinh lời với lợi suất lên đến 5.5%/năm  
• Triển khai tiếp thị và khuyến mại với ShopDeals - Tiếp cận đến 25 triệu khách hàng trong hệ sinh thái Techcombank khi tham gia Giải pháp tài chính và quảng bá cho Hộ kinh doanh

T-Shop được thiết kế để giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công và vận hành thuận tiện hơn trong kỷ nguyên số.

Lưu ý: Các ưu đãi được liệt kê phía trên có thể thay đổi tùy theo chính sách của Techcombank tại từng thời kỳ. Để cập nhật ưu đãi mới nhất, khách hàng vui lòng truy cập trang Phần mềm bán hàng Techcombank T-Shop.

T-Shop - ứng dụng bán hàng, xuất hoá đơn toàn năng ngay trên điện thoại.

3. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đúng quy định và hạn chế sai sót, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần lưu ý một số điểm sau:

• Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin: Nội dung trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc, không được tự ý chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin
• Thể hiện ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi: Bản giấy cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi, kèm dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”. Đồng thời, hóa đơn cần thể hiện họ tên, thời gian thực hiện và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi theo quy định.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử gốc: Bản giấy chuyển đổi không thay thế hóa đơn điện tử gốc. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh vẫn cần lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán, thuế và giao dịch điện tử
• Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp được cấp phép, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và quy định của cơ quan thuế trong quá trình sử dụng

Hóa đơn chuyển đổi cần có ký hiệu riêng và được lưu trữ song song với dữ liệu điện tử gốc.

Từ ngày 1/7/2026, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần thực hiện đúng trường hợp, điều kiện và quy trình theo quy định. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý bản giấy sau khi chuyển đổi không thay thế hoàn toàn hóa đơn điện tử gốc mà chủ yếu phục vụ lưu trữ, ghi sổ hoặc xuất trình khi cần.

Trong quá trình chuyển đổi số hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể tham khảo ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop của Techcombank để tối ưu quy trình vận hành, xuất hóa đơn và kê khai thuế.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn