Hướng dẫn Hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước 1/1/2026

Từ 01/01/2026, Hộ kinh doanh sẽ không còn áp dụng thuế khoán. Thay vào đó, nghĩa vụ thuế được xác định dựa trên doanh thu thực tế, gắn với hóa đơn điện tử và quản lý theo phương pháp rủi ro. Đây là bước chuyển quan trọng nhằm minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, đồng thời nâng cao khả năng quản trị tài chính.

Để giúp Hộ kinh doanh nhanh chóng thích nghi, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước 1/1/2026.

1. Bước 1: Chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp

Hộ kinh doanh cần lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận. Tiêu chí quan trọng bao gồm:

• Khả năng tích hợp với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống kế toán
• Tính năng kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế
• Độ an toàn bảo mật và khả năng đáp ứng khối lượng giao dịch theo nhu cầu kinh doanh

Việc lựa chọn giải pháp ngay từ đầu giúp giảm rủi ro gián đoạn hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

2. Bước 2: Chuẩn bị thiết bị & phần mềm

Để vận hành hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần trang bị:

• Máy tính tiền (POS/SmartPOS/SoftPOS), máy in hoặc thiết bị di động có kết nối Internet
• Phần mềm quản lý bán hàng, kế toán tích hợp chức năng lập và phát hành hóa đơn
• Chữ ký số (USB token hoặc sim CA) để ký hóa đơn theo chuẩn quy định

Đầu tư hạ tầng kỹ thuật ban đầu là cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và đáp ứng yêu cầu lâu dài.

Chuẩn bị trang thiết bị nhận thanh toán có kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử.

3. Bước 3: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp. Hồ sơ đăng ký gồm:

• Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo quy định)
• Thông tin về thiết bị, chữ ký số và giải pháp phần mềm

Sau khi được cơ quan thuế phê duyệt, hộ kinh doanh có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.

Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

4. Bước 4: Thiết lập quy trình xuất hóa đơn

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình chuẩn:

• Xác định thời điểm lập hóa đơn cho từng giao dịch
• Quy định rõ trách nhiệm của nhân sự phụ trách bán hàng và kế toán
• Thiết lập quy trình kiểm tra, ký số và phát hành hóa đơn

Quy trình này không chỉ phục vụ yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và giảm rủi ro sai sót.

5. Bước 5: Lưu trữ – đối soát

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn theo thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm). Hộ kinh doanh cần:

• Sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu tự động
• Thực hiện đối soát định kỳ với sổ sách kế toán và dữ liệu gửi cơ quan thuế
• Thiết lập quy trình xử lý sự cố và khôi phục dữ liệu khi cần thiết

Việc lưu trữ và đối soát chặt chẽ giúp hộ kinh doanh bảo vệ quyền lợi trong trường hợp thanh kiểm tra thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch tài chính.

Techcombank mang đến loạt giải pháp tài chính số giúp tiểu thương dễ dàng thích nghi các chính sách mới của Nhà nước.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý từ ngày 01/01/2026 mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh nâng cao năng lực quản lý, minh bạch doanh thu và xây dựng uy tín lâu dài. Việc chuẩn bị sớm giúp giảm thiểu rủi ro vận hành và tận dụng tối đa lợi ích từ chuyển đổi số.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website https://techcombank.com/ hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:

• Hệ thống chi nhánh/phòng giao dịch Techcombank trên toàn quốc
• Trung tâm Dịch vụ khách hàng (hotline 24/7): 1800 588822 (trong nước) hoặc +84 24 39446699 (quốc tế)
• Email: call_center@techcombank.com.vn