Với những cửa hàng có hàng trăm mã sản phẩm, việc ghi nhớ tên hàng, giá bán hay kiểm tra từng sản phẩm bằng phương pháp thủ công thường tốn nhiều thời gian và không đảm bảo độ chính xác cao. Đây cũng là lý do barcode (mã vạch) hiện nay được ứng dụng rộng rãi trong bán lẻ, giúp nhận diện hàng hóa nhanh chóng và hỗ trợ quá trình tạo đơn, thanh toán, quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Vậy barcode là gì, mang lại lợi ích ra sao và đâu là cách quản lý hàng hóa bằng Barcode hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
|
Bạn đọc lưu ý: Nội dung đề cập trong bài viết được tổng hợp dựa trên thông tin chung của thị trường, không đại diện cho duy nhất các sản phẩm và dịch vụ của Techcombank. |
1. Barcode là gì? Các loại barcode phổ biến và cách hoạt động
1.1. Barcode là gì?
Barcode (hay còn gọi là mã vạch) là phương pháp mã hóa và lưu trữ thông tin của sản phẩm dưới dạng chuỗi vạch đứng đen trắng song song xen kẽ (mã vạch 1D) hoặc các ký hiệu hình học dạng ma trận (mã vạch 2D/QR Code).
Đối với một chủ hộ kinh doanh, barcode thường đóng vai trò như “mã nhận diện” của sản phẩm. Mỗi mã vạch sẽ đại diện cho một mã hàng duy nhất, lưu trữ các dữ liệu định danh như: tên sản phẩm, giá bán, mã phân loại (SKU), đơn vị tính, nhà sản xuất,... Các máy quét chuyên dụng hoặc ứng dụng di động thông minh sẽ "đọc" dải mã này và trích xuất dữ liệu lên hệ thống quản lý ngay tức thì.
Ví dụ: Một cửa hàng tạp hóa có nhiều loại sữa với dung tích và mức giá khác nhau có thể gắn mỗi sản phẩm với một barcode riêng. Thay vì nhân viên phải tìm tên sản phẩm hoặc nhập giá thủ công, thao tác quét mã giúp hệ thống xác định chính xác mặt hàng đang được bán.
Barcode thường đóng vai trò như một mã nhận diện của sản phẩm.
1.2. Bán hàng bằng barcode hoạt động như thế nào?
Quy trình bán hàng và quản lý hàng hóa bằng Barcode tại một cửa hàng bán lẻ diễn ra theo 4 bước đơn giản:
Nhờ cơ chế này, chủ hộ kinh doanh loại bỏ hoàn toàn bước nhập giá thủ công, đảm bảo độ chính xác cao khi tính tiền và quản lý hàng hóa trong giờ cao điểm.
>>> Tham khảo thêm Phần mềm bán hàng T-Shop - hỗ trợ bán hàng bằng barcode!
1.3. Các loại barcode phổ biến trong bán lẻ
Trên thị trường hiện nay có nhiều chuẩn mã vạch khác nhau, nhưng đối với ngành bán lẻ và hộ kinh doanh, 3 loại Barcode dưới đây là phổ biến và hữu dụng nhất:
| Các loại barcode thường gặp | Đặc điểm | Ứng dụng |
| Mã EAN-13 (European Article Number) | Gồm 13 chữ số, là chuẩn mã vạch công nghiệp được sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam và quốc tế. | Thường thấy trên bao bì các sản phẩm đóng gói sẵn từ nhà sản xuất (bánh kẹo, nước giải khát, mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm,...). |
| Mã Code 39 / Code 128 | Mã vạch tuyến tính 1D linh hoạt, cho phép mã hóa cả chữ cái, chữ số và các ký tự đặc biệt. | Rất được các cửa hàng thời trang, giày dép, phụ kiện ưa chuộng để tự tạo mã SKU nội bộ (ví dụ: AO-THUN-L-01) và in tem dán lên sản phẩm. |
| Mã QR Code (Mã vạch 2D) | Dạng ma trận ô vuông trắng đen, có khả năng chứa dung lượng dữ liệu gấp hàng chục lần mã 1D truyền thống và có thể quét dễ dàng bằng camera điện thoại. | Thường dùng để liên kết thông tin chi tiết sản phẩm, chương trình ưu đãi, hoặc tích hợp trong thanh toán chuyển khoản ngân hàng tự động. |
2. Barcode mang lại lợi ích gì trong kinh doanh bán lẻ?
Chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang ứng dụng Barcode không đơn thuần là việc thay đổi công cụ tính tiền, mà là một bước đi chiến lược giúp các hộ kinh doanh tối ưu hóa toàn bộ bộ máy vận hành. Những giá trị vượt trội mà mã vạch mang lại bao gồm:
-
Rút ngắn thời gian bán hàng: Thay vì tìm kiếm sản phẩm trong danh mục hoặc nhập thông tin bằng tay, nhân viên có thể quét barcode để hệ thống nhanh chóng nhận diện mặt hàng tương ứng. Điều này đặc biệt hữu ích với cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini hoặc cửa hàng mỹ phẩm có nhiều mã sản phẩm và tần suất giao dịch cao.
-
Quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực: Mỗi giao dịch quét mã thành công, số lượng tồn kho của mặt hàng đó sẽ tự động trừ lùi trên hệ thống. Chủ hộ kinh doanh có thể nắm bắt chính xác số lượng hàng còn lại trong kho mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đóng cửa hàng để đếm thủ công từng món.
Barcode mang lại vô số lợi ích vượt trội trong kinh doanh bán lẻ.
3. 4 cách quản lý hàng hóa bằng barcode hiệu quả cho cửa hàng
Để barcode hỗ trợ bán hàng và quản lý tồn kho hiệu quả, dưới đây là 4 lưu ý quan trọng để các chủ hộ kinh doanh tham khảo:
3.1. Các loại barcode phổ biến trong bán lẻ
Mỗi sản phẩm nên được thiết lập đầy đủ các thông tin như tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá bán và barcode tương ứng. Với các sản phẩm có nhiều phiên bản về dung tích, kích thước hoặc màu sắc, nên phân biệt rõ từng mã để tránh nhầm lẫn khi bán hàng.
3.2. Đảm bảo barcode rõ nét và dễ quét
Barcode cần được in rõ, không bị nhòe, rách hoặc che khuất. Với sản phẩm tự dán tem, nên đặt mã ở vị trí bằng phẳng, dễ tiếp cận để thiết bị có thể nhận diện nhanh khi bán hàng hoặc kiểm kho.
3.3. Thống nhất thao tác quét mã trong quá trình vận hành
Cửa hàng nên duy trì quy trình nhất quán từ nhập hàng, bán hàng đến kiểm kê. Khi bán, nhân viên cần quét đúng barcode để hệ thống ghi nhận chính xác sản phẩm và giao dịch, hạn chế việc nhập liệu thủ công không cần thiết.
3.4. Kết hợp barcode với phần mềm quản lý bán hàng
Sử dụng phần mềm có hỗ trợ barcode giúp cửa hàng tập trung dữ liệu sản phẩm, đơn hàng và tồn kho trên cùng một hệ thống. Chủ hộ kinh doanh cũng nên kiểm kê định kỳ để đối chiếu số liệu thực tế, kịp thời phát hiện và xử lý các chênh lệch nếu có.
>>> Tham khảo thêm các giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ từ Techcombank!
4. Tự tin bứt phá doanh thu cùng ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop từ Techcombank
4.1. Khám phá tính năng bán hàng bằng Barcode cho kinh doanh bán lẻ từ Techcombank
Nhận thấy nhu cầu cấp thiết trong việc quản lý danh mục sản phẩm đa dạng của các mô hình bán lẻ, Techcombank đã mang đến giải pháp tính năng Bán hàng bằng mã vạch (Barcode) trong ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop. Tính năng này phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh như: tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng mẹ & bé, mỹ phẩm, thực phẩm và đồ uống đóng gói hay các cửa hàng bán lẻ kết hợp đồ ăn, thức uống.
Với tính năng này, hộ kinh doanh có thể tạo sản phẩm, gán mã vạch cho từng mặt hàng và sử dụng điện thoại thông minh để quét Barcode khi bán hàng. Quy trình bán hàng bằng Barcode dành cho Hộ kinh doanh bán lẻ được thực hiện chỉ trong 6 bước sau:
Việc bán hàng bằng Barcode giúp rút ngắn thời gian thanh toán, giảm thiểu sai sót khi nhập thông tin sản phẩm và hỗ trợ quản lý hàng hóa, doanh thu thuận tiện hơn ngay trên T-Shop.
>>> Tìm hiểu thêm chi tiết tại trang Phần mềm bán hàng T-Shop!
4.2. T-Shop - Phần mềm bán hàng, xuất hóa đơn ngay trên điện thoại dành cho Hộ kinh doanh
Khi quy mô cửa hàng và số lượng sản phẩm tăng lên, một công cụ quản lý toàn diện có thể giúp hộ kinh doanh giảm bớt thao tác thủ công, kiểm soát hoạt động bán hàng thuận tiện và hiệu quả hơn.
T-Shop là ứng dụng quản lý kinh doanh toàn diện dành cho hộ kinh doanh của Techcombank. T-Shop hiện có tính năng hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử chuẩn thuế chỉ trong 5 giây, kê khai thuế đúng chuẩn cùng nhiều ưu đãi như:
-
Cung cấp trọn bộ ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí dành cho Hộ kinh doanh:
- Miễn phí 5 năm phần mềm bán hàng với phiên bản app và web
- Miễn phí 5,000 hóa đơn điện tử
- Miễn phí 1 năm chữ ký số
- Không giới hạn thiết bị truy cập và số lượng điểm bán
-
Trọn bộ giải pháp quản trị bán hàng liền mạch dành cho Hộ kinh doanh ngành hàng FnB và Retail:
- Thiết lập và quản lý cửa hàng dễ dàng với tính năng tạo danh mục món bằng AI miễn phí và tính năng gọi món qua QR tại bàn
- Quản lý nhân viên và phân quyền nhanh chóng
- Quản lý bán hàng, cập nhật đơn hàng dễ dàng
- Quản lý sản phẩm theo barcode và quản lý tồn kho chuyên nghiệp
- Quản lý thanh toán qua chuyển khoản, tiền mặt, QR, SoftPOS trên T-Shop
- Báo cáo bán hàng: Quản lý doanh thu, đơn hàng real-time, các sản phẩm bán chạy và xu hướng biến động để đánh giá hiệu quả kinh doanh
-
Trọn bộ giải pháp xuất hoá đơn điện tử, kê khai thuế - đáp ứng tuân thủ:
- Hóa đơn điện tử: Giúp xuất hóa đơn nhanh chóng và theo dõi hóa đơn trực tiếp trên T-Shop
- Quản lý thu chi: Giúp liên kết dữ liệu bán hàng trên T-Shop; tự động tạo các khoản thu; báo cáo thu - chi trực quan
- Sổ kế toán: Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; thống kê chi tiết chi phí; thống kê vật liệu - dụng cụ - sản phẩm - hàng hóa; kết toán tiền
- Lập tờ khai thuế theo quy định pháp luật trên T-Shop
-
Tiếp cận nguồn vốn siêu tốc: Cung cấp các gói vay (ShopCredit, ShopCash, Vay tín chấp trả góp) dựa trên dòng tiền thực tế
T-Shop được thiết kế để giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công và vận hành thuận tiện hơn trong kỷ nguyên số. Trải nghiệm ngay T-Shop trong hôm nay để không bỏ lỡ các ưu đãi hấp dẫn!
Lưu ý: Các ưu đãi được liệt kê phía trên có thể thay đổi tùy theo chính sách của Techcombank tại từng thời kỳ. Để cập nhật ưu đãi mới nhất, khách hàng vui lòng truy cập trang Phần mềm bán hàng T-Shop.
Ứng dụng quản lý bán hàng T-Shop giúp hộ kinh doanh tự tin bứt phá doanh thu.
Hiểu rõ barcode là gì và áp dụng bán hàng bằng mã vạch đúng cách có thể giúp hộ kinh doanh đơn giản hóa quá trình nhận diện sản phẩm, bán hàng và quản lý tồn kho, đặc biệt khi danh mục hàng hóa ngày càng đa dạng. Bên cạnh việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình quét mã, lựa chọn một công cụ quản lý phù hợp cũng là yếu tố quan trọng để vận hành cửa hàng hiệu quả hơn.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm. Để cập nhật chính sách sản phẩm của Techcombank chính xác nhất, vui lòng truy cập các trang sản phẩm từ website Techcombank hoặc liên hệ các phương thức dưới đây:
