Cách ghi chép chi tiêu cá nhân, gia đình bằng sổ, app, excel

Bạn có thường xuyên rơi vào cảnh "cháy túi" cuối tháng dù thu nhập không hề thấp? Bạn tự hỏi tiền của mình đã đi đâu? Câu trả lời nằm ở thói quen cơ bản nhưng vô cùng quan trọng: ghi chép chi tiêu! Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ ghi chép chi tiêu là gì và các cách ghi chép hiệu quả nhất - từ sổ tay truyền thống, bảng tính Excel/Google Sheets cho đến các ứng dụng (app) quản lý chi tiêu hiện đại.

1. Ghi chép chi tiêu cá nhân là gì?

Ghi chép chi tiêu là quá trình lưu lại có hệ thống toàn bộ các khoản thu nhập (lương, thưởng, thu nhập phụ, đầu tư…) và chi tiêu (ăn uống, đi lại, hóa đơn, mua sắm, giải trí...) trong một khoảng thời gian nhất định thường là theo ngày, tuần hoặc tháng.

Mục tiêu của việc ghi chép không chỉ là biết chính xác bạn đã chi bao nhiêu, mà quan trọng hơn là phân tích và điều chỉnh thói quen tài chính. Thông qua việc theo dõi thường xuyên, bạn có thể:

• Xác định được các khoản chi tiêu chiếm tỷ trọng lớn.
• Đặt ra hạn mức chi tiêu cho từng nhóm (nhà ở, ăn uống, giải trí…).
• Lên kế hoạch tiết kiệm và đầu tư dài hạn một cách khoa học.

Ghi chép chi tiêu là thói quen tốt để quản lý tài chính cá nhân.

Hiện nay có 3 phương pháp ghi chép chi tiêu phổ biến bạn có thể tham khảo như:

2. Nắm vững 3 nguyên tắc chung giúp ghi chép chi tiêu hiệu quả

Để việc quản lý tài chính thật sự phát huy tác dụng, bạn nên tuân theo ba nguyên tắc ghi chép cơ bản sau:

• Ghi lại ngay lập tức: Mỗi khi phát sinh chi tiêu, hãy ghi lại ngay số tiền, thời gian và mục đích (ví dụ: 50,000 VND - ăn trưa). Việc ghi chép kịp thời giúp tránh quên sót và đảm bảo dữ liệu chính xác.
• Phân loại rõ ràng: Chia chi tiêu thành các nhóm như Chi phí cố định (tiền nhà, học phí, hóa đơn), Chi phí linh hoạt (ăn uống, đi lại, giải trí) và Tiết kiệm/Đầu tư. Cách phân loại này giúp bạn dễ dàng nhận biết khoản nào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu nhập.
• Tổng kết và đánh giá định kỳ: Cuối mỗi tháng, dành thời gian tổng hợp các khoản chi, so sánh với ngân sách dự kiến và tự đặt câu hỏi: “Khoản nào có thể cắt giảm?” hoặc “Làm thế nào để tăng tỷ lệ tiết kiệm trong tháng tới?”. Đây là bước quan trọng giúp bạn điều chỉnh thói quen chi tiêu và duy trì kỷ luật tài chính lâu dài.

Bạn cần phân loại các khoản chi rõ ràng khi ghi chép.

3. Hướng dẫn cách ghi chép chi tiêu cá nhân, gia đình bằng sổ tay

Ghi chép chi tiêu bằng sổ tay là phương pháp truyền thống, phù hợp với người thích sự đơn giản, không phụ thuộc vào thiết bị điện tử. Dù đã xuất hiện nhiều công cụ kỹ thuật số, sổ tay vẫn được nhiều người tin dùng nhờ tính tiện lợi, dễ bắt đầu và giúp hình thành thói quen quản lý tài chính hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị sổ tay ghi chép: Bạn có thể sử dụng một cuốn sổ nhỏ gọn để mang theo bên mình, hoặc sổ khổ lớn nếu muốn ghi chép chi tiết hơn.

• Nên chia sổ thành các phần cố định: thu nhập, chi tiêu, tiết kiệm, ghi chú.
• Có thể sử dụng bút màu hoặc ký hiệu riêng để phân biệt các nhóm chi tiêu (ví dụ: ăn uống - màu xanh, đi lại - màu đỏ...).

Bước 2: Xác định danh mục chi tiêu: Liệt kê các nhóm chi tiêu cố định hàng tháng như:

• Chi tiêu thiết yếu: tiền nhà, điện nước, ăn uống, xăng xe, học phí...
• Chi tiêu cá nhân: mua sắm, giải trí, du lịch...
• Chi tiêu không thường xuyên: quà tặng, cưới hỏi, sửa chữa nhà cửa…
• Tiết kiệm và đầu tư: gửi tiết kiệm, mua bảo hiểm, đầu tư quỹ…

Việc phân loại rõ ràng giúp bạn nắm bắt cơ cấu chi tiêu và dễ dàng cắt giảm các khoản chưa hợp lý.

Bước 3: Ghi chép hằng ngày

• Mỗi ngày, hãy ghi ngay khi phát sinh giao dịch, kể cả những khoản nhỏ như cà phê sáng hay gửi xe.
• Ghi theo cấu trúc: Ngày - Nội dung - Số tiền - Nhóm chi tiêu - Ghi chú (nếu cần).
• Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, tổng hợp chi tiêu để theo dõi tiến độ.

Ví dụ:

Bước 4: Tổng kết cuối tháng

• Cộng tổng từng nhóm chi tiêu để xem tỷ trọng từng loại chi trong tổng thu nhập.
• Đánh giá: nhóm nào chi vượt kế hoạch, nhóm nào có thể tiết giảm.
• Ghi chú thêm những khoản chi bất thường (sửa xe, khám bệnh...) để cân nhắc trong kế hoạch tháng tới.

Ví dụ: nếu chi cho ăn uống chiếm 45% thu nhập, bạn có thể điều chỉnh bằng cách nấu ăn nhiều hơn, giảm ăn ngoài để tiết kiệm.

Bước 5: Đặt mục tiêu chi tiêu tháng sau: Dựa trên kết quả tháng trước, đặt mục tiêu cụ thể:

• Giảm 10% chi tiêu không cần thiết.
• Duy trì 20% thu nhập cho tiết kiệm hoặc đầu tư.
• Ghi chú các khoản dự kiến phát sinh (du lịch, lễ Tết...).

Ghi chép chi tiêu bằng sổ tay là phương pháp truyền thống nhưng dễ thực hiện.

4. Hướng dẫn cách ghi chép chi tiêu bằng ứng dụng (app)

Nếu bạn thường xuyên thanh toán online hoặc ít sử dụng tiền mặt, việc ghi chép chi tiêu bằng ứng dụng (app) là lựa chọn tối ưu. Các app hiện nay không chỉ giúp bạn ghi lại từng khoản chi, mà còn phân tích thói quen tài chính, tự động phân loại chi tiêu và đưa ra lời khuyên tiết kiệm, đầu tư phù hợp.

Cách ghi chép chi tiêu bằng app:

• Bước 1 - Tải và cài đặt ứng dụng: Chọn app phù hợp với nhu cầu của bạn (miễn phí hoặc bản cao cấp). Sau khi tải về, bạn đăng ký tài khoản, cấp quyền truy cập (nếu cần) để ứng dụng có thể theo dõi giao dịch hoặc đồng bộ dữ liệu.
• Bước 2 - Thiết lập danh mục chi tiêu: Tạo các nhóm như: ăn uống, di chuyển, giải trí, giáo dục, tiết kiệm... Một số ứng dụng sẽ tự động gợi ý hoặc cho phép tùy chỉnh danh mục theo mục tiêu tài chính cá nhân hoặc gia đình.
• Bước 3 - Ghi chép và theo dõi hàng ngày:
  • Với app có kết nối ngân hàng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận chi tiêu.
  • Với app độc lập, bạn nhập thủ công: số tiền, loại chi tiêu, ngày tháng, ghi chú.
  • Ứng dụng sẽ tự động tổng hợp và hiển thị biểu đồ chi tiêu theo ngày, tuần, tháng để bạn dễ dàng theo dõi.
• Bước 4 - Phân tích và tối ưu chi tiêu: Mỗi cuối tuần hoặc cuối tháng, bạn nên kiểm tra báo cáo tổng hợp của ứng dụng để:
  • Nhận biết nhóm chi tiêu vượt mức.
  • So sánh giữa các tháng.
  • Nhận gợi ý tiết kiệm hoặc đầu tư từ hệ thống.

Gợi ý 5 ứng dụng ghi chép chi tiêu phổ biến

• Techcombank Mobile: Techcombank Mobile là ngân hàng số của Techcombank. Năm 2023, Techcombank Mobile đã được Global Finance bình chọn là Ngân hàng số tốt nhất Châu Á - Thái Bình Dương. Từ tháng 5/2023, Techcombank ra mắt tính năng “Quản lý chi tiêu” sử dụng công nghệ AI ngay trên ứng dụng Techcombank Mobile. Tính năng này giúp:
  • Ghi nhớ và phân tích thói quen chi tiêu của bạn.
  • Cảnh báo khi có khoản chi bất thường hoặc mất cân đối.
  • Đưa ra lời khuyên tiết kiệm, đầu tư, đồng thời đề xuất sản phẩm tài chính phù hợp.

Đặc biệt, từ tháng 1/2024, Techcombank Mobile bổ sung tính năng Sinh lời tự động - cho phép số dư trong tài khoản thanh toán tự sinh lãi mỗi ngày với lợi suất lên đến 4,1%/năm (*) mà vẫn có thể sử dụng bất cứ lúc nào.

(*) Lợi suất thay đổi theo từng thời kỳ. Vui lòng truy cập mục “Sinh lời tự động” trên ứng dụng để cập nhật thông tin mới nhất.

Nhờ sự kết hợp giữa ngân hàng số và phân tích chi tiêu thông minh, Techcombank Mobile trở thành lựa chọn lý tưởng cho người muốn quản lý tài chính cá nhân hoặc gia đình hiệu quả, an toàn và đồng bộ.

• Money lover: Money Lover là một trong những ứng dụng quản lý tài chính cá nhân phổ biến nhất tại Việt Nam, phù hợp với cả sinh viên, người đi làm và những ai muốn kiểm soát chi tiêu khoa học hơn. Với giao diện trực quan, dễ dùng và nhiều tính năng đa dạng, ứng dụng này giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt tình hình tài chính cá nhân.

Tính năng Quản lý chi tiêu - một tính năng sử dụng công nghệ AI trên Techcombank Mobile.

5. Hướng dẫn cách ghi chép chi tiêu bằng excel, google sheets

Nếu bạn ưa thích sự linh hoạt và có thói quen làm việc trên máy tính, Excel hoặc Google Sheets là lựa chọn lý tưởng để ghi chép chi tiêu một cách chi tiết, khoa học và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân.

Bước 1: Tạo bảng ghi chép chi tiêu hàng tháng

• Mở Excel hoặc Google Sheets, đặt tên tệp ví dụ: “Ghi chép chi tiêu tháng 10/2025”.
• Tạo các cột cơ bản: Ngày, Danh mục chi tiêu, Nội dung, Số tiền chi ra, Số tiền thu vào, Ghi chú
• Bạn có thể thêm cột Hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản) hoặc Ngân hàng sử dụng nếu muốn theo dõi chi tiết hơn.

Bạn có thể tải và sử dụng mẫu “Ghi chép chi tiêu hàng tháng” sẵn để tiết kiệm thời gian thiết lập. Mẫu này đã được chia nhóm chi tiêu, tích hợp công thức tính tổng, biểu đồ thống kê và có thể mở trực tiếp trên Google Sheets hoặc Excel.

Tải xuống tại: Ghi chép chi tiêu hàng tháng

Bước 2: Phân loại chi tiêu theo nhóm: Hãy chia các khoản chi thành nhóm để dễ dàng thống kê, ví dụ:

• Nhóm cố định: Tiền thuê nhà, điện, nước, internet, học phí.
• Nhóm sinh hoạt: Ăn uống, đi lại, mua sắm, giải trí.
• Nhóm tiết kiệm và đầu tư: Gửi tiết kiệm, bảo hiểm, đầu tư cổ phiếu, trái phiếu.

Bước 3: Sử dụng công thức để tự động tính toán

• Dùng SUM để tính tổng chi tiêu trong tháng.
• Dùng SUBTOTAL để lọc chi tiêu theo danh mục hoặc ngày.
• Dùng IF hoặc AVERAGE để đánh giá mức chi tiêu trung bình/ngày.

Nếu dùng Google Sheets, bạn có thể tạo biểu đồ tròn hoặc cột để theo dõi tỷ trọng từng nhóm chi tiêu.

Bước 4: Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Nên ghi chép ngay sau khi chi tiêu hoặc dành 5 - 10 phút mỗi ngày để cập nhật. Cuối tuần, tổng hợp lại chi tiêu từng nhóm và so sánh với kế hoạch đặt ra.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh: Quan sát nhóm chi tiêu “vượt kế hoạch” để xem có thể cắt giảm hay không. Đặt mục tiêu tiết kiệm mới cho tháng sau, ví dụ giảm 10% chi phí ăn uống hoặc mua sắm.

Quản lý chi tiêu trực quan ngay trên Excel, Google Sheets.

Việc ghi chép chi tiêu, dù bằng sổ tay, Excel hay ứng dụng, đều hướng tới mục tiêu chung là giúp bạn chủ động kiểm soát tài chính và xây dựng thói quen chi tiêu thông minh. Khi hiểu rõ dòng tiền đi đâu và vì sao, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh kế hoạch, tối ưu tiết kiệm và hướng tới sự tự do tài chính bền vững. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay - từng con số nhỏ sẽ tạo nên thay đổi lớn trong tương lai.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm.