Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì? Quy định 2025

Trong bối cảnh đẩy mạnh thanh toán số và kiểm soát chi phí doanh nghiệp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã trở thành một tài liệu pháp lý bắt buộc. Việc hiểu rõ và lưu giữ đầy đủ loại chứng từ này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của chi phí mà còn giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì, các loại chứng từ hợp lệ và những quy định thuế quan trọng nhất hiện nay.

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Theo Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu chứng minh việc thanh toán không sử dụng tiền mặt, căn cứ Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt. Lưu ý, chứng từ này không bao gồm trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Áp dụng cho hóa đơn mua vào từ 5 triệu VND trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Đảm bảo chi phí hợp lý và hợp pháp.
• Áp dụng thuế suất 0%: Là một trong những chứng từ cần thiết theo Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện quan trọng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.

2.1. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Là các chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo quy định pháp luật.

Các hình thức bao gồm:

• Séc, ủy nhiệm chi/lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu
• Thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử, sim điện thoại
• Trường hợp thanh toán từ tài khoản của chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán

2.2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác được khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:

• Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra hoặc vay mượn hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng
• Thanh toán bù trừ công nợ, cấn trừ công nợ qua người thứ ba
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba qua ngân hàng
• Thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế thu tiền, tài sản

Có nhiều loại chứng từ không dùng tiền mặt khác nhau.

3. Điều kiện để được khấu trừ thuế thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Theo Khoản 2, Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn và chứng từ liên quan: Có hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT tại khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu VND trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
• Điều kiện đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Ngoài các điều kiện trên, còn phải có:
  • Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về bán, gia công hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
  • Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
  • Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
  • Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có)

4. Cập nhật quy định pháp lý quan trọng về chứng từ không dùng tiền mặt 2025

Doanh nghiệp và kế toán viên cần nắm rõ các quy định về ngưỡng giá trị giao dịch để đảm bảo tuân thủ thuế:

4.1. Ngưỡng giá trị giao dịch tối thiểu

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn có giá trị từ 5 triệu VND trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Như vậy, quy định này đã có sự thay đổi từ ngưỡng 20 triệu VND (giá đã có GTGT) xuống 5 triệu VND.

4.2. Các phương thức thanh toán đặc thù được khấu trừ thuế

Theo Khoản 2 Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

“

…

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang tài khoản của bên đi vay, đi mượn đối với khoản vay, mượn bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà bên bán hỗ trợ cho bên mua, hoặc nhờ bên mua chi hộ.

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

d) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ bằng cổ phiếu, trái phiếu mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng mua bán dưới hình thức văn bản được lập trước đó.

đ) Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu tại điểm a, b, c và d khoản này mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 05 triệu VND trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

e) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào xác định tương ứng với số tiền chuyển vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước.

g) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 05 triệu VND trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng.

h) Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu VND, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu VND theo giá đã có thuế giá trị gia tăng và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào.

i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”

Lưu ý: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu VND nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu VND trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

5. Giải pháp giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ đơn giản, minh bạch

Quản lý chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một công việc quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện nhiều giao dịch có giá trị lớn. Để đảm bảo lưu trữ đơn giản, minh bạch và thuận tiện cho kiểm tra, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

• Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng: Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng quản lý chứng từ điện tử, giúp tự động lưu trữ, phân loại và sắp xếp các hóa đơn, chứng từ thanh toán. Các phần mềm này thường tích hợp đối chiếu tự động với sổ phụ ngân hàng, giúp kiểm tra khớp lệnh, phát hiện sai sót và đảm bảo chứng từ hợp lệ. Việc số hóa chứng từ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm rủi ro thất lạc và nâng cao hiệu quả quản lý kế toán.
• Lập hồ sơ thanh toán đầy đủ: Mỗi giao dịch có giá trị từ 5 triệu VND trở lên cần được lập bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ, bao gồm:
  • Hóa đơn GTGT
  • Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
    Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Kiểm tra nội dung chuyển khoản: Doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên và đối tác ghi rõ ràng nội dung thanh toán khi thực hiện chuyển khoản, ví dụ: “Thanh toán hợp đồng số…/năm…”. Nội dung chuyển khoản rõ ràng giúp kế toán dễ dàng đối chiếu, tránh nhầm lẫn hoặc rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Đồng thời, việc này cũng giúp tăng tính minh bạch, thuận tiện cho cơ quan thuế trong trường hợp kiểm tra hoặc thanh tra.

Lưu giữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt minh bạch giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, đơn giản hơn.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là yếu tố then chốt để đảm bảo chi phí hoạt động của doanh nghiệp là hợp lệ, từ đó tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm.